Zachowaj porządek w dokumentach swojej firmy

Porządek w biurze oznacza znacznie więcej niż tylko brak kurzu i opróżnione śmietniki. To, co w bezpośredni sposób wpływa na poziom skupienia, łatwość wykonywania obowiązków i sprawne wyszukiwanie niezbędnej dokumentacji, to organizacja dokumentów biurowych. W jaki sposób skutecznie utrzymać porządek w dokumentach tam, gdzie pracuje wieloosobowy zespół? Jakie rozwiązania biurowe mogą wesprzeć utrzymanie ładu? Podpowiadamy.

Bałagan w dokumentach, szczególnie tam, gdzie ich obieg jest wieloosobowy i gdzie generowanych jest mnóstwo papierów, to częsty problem. Niestety wpływa to na skuteczność realizacji zadań, marnuje i wydłuża czas reakcji, powoduje dezorganizację i wywołuje brak skupienia na zadaniach. Bo jak się na nich skoncentrować, szukając przez godzinę zagubionej faktury? Nieład w papierach ma także drugi, tak samo ważny aspekt. Zagubione umowy, faktury, a nawet istotne notatki, mogą wygenerować poważne problemy.

Oczekując utrzymania porządku i zachowania wyznaczonych standardów, pracodawca musi zapewnić pracownikom możliwość wygodnego zarządzania dokumentami. Najprostszym sposobem na to są szafy biurowe.

Szafy biurowe – różne rodzaje na każde potrzeby

Szafy biurowe to bardzo szeroka oferta, której zróżnicowanie pozwala bez trudu dostosować aranżację do indywidualnych oczekiwań. Ponieważ dokumenty przechowywane są w różny sposób, w segregatorach, teczkach, koszulkach, kartonach lub luzem, szafy biurowe na dokumenty powinny być w miarę możliwości różne, zapewniając swobodę przechowywania dokumentów tak, jak jest to potrzebne.

Systemy modułowe, na które składają się na przykład regały wolnostojące, którymi zajmiemy się niżej, dają wręcz nieograniczone możliwości, a ich elastyczność pozwala dostosować je do małych i dużych powierzchni.

Szafy żaluzjowe oraz szafy z drzwiami przesuwnymi to bardzo pojemne meble, które umożliwiają ustawienie nie tylko teczek czy segregatorów, ale również wysokich pudełek. Równocześnie pozwalają zaoszczędzić sporo miejsca, sprawdzają się więc w recepcjach i małych biurach.

Szafy-zaluzjowe-TYPE

Szafy-zaluzjowe-TYPE

Otwarte regały na dokumenty pozwalają wygodnie segregować bieżące papiery, mieszczą segregatory i podręczne organizery na dokumenty luzem, ich gabaryty są bardzo różne, można więc dostosować wybór do metrażu.

Szafy zamykane i skrytkowe umożliwiają bezpieczną archiwizację, a także wygodne przechowywanie dokumentów poufnych.

regaly i szafy biurowe PRIMUS

regaly i szafy biurowe PRIMUS

Zobacz również: Porządkowanie dokumentów w biurze rachunkowym

Wygodne systemy modułowe

Meblowe systemy modułowe mają ogromną zaletę. Pozwalają elastycznie dopasować konfigurację i pojemności do indywidualnych oczekiwań, uwzględniając również opcję powiększenia zabudowy w miarę rosnących potrzeb. Ponadto dają możliwość wyboru funkcjonalności. Począwszy od szafek z drzwiczkami zamykanymi na klucz lub bez zamka, przez moduły siatkowe, otwarte i inne.

Szafy biurowe w systemie modułowym mogą zapewniać dostęp dwustronny, co jest dużą wygodą, jeśli rozdzielają przestrzeń pomiędzy stanowiskami pracy lub jednostronny, do ustawienia przy ścianie. Równocześnie nowoczesne szafki modułowe to dopracowane, eleganckie meble, które stanowią dekorację przestrzeni biurowej.

GATO - modułowe regały wolnostojące

GATO – modułowe regały wolnostojące

Czytaj też:  Jakie meble powinny tworzyć funkcjonalny zestaw mebli biurowych do pracy?

Kubiki i kontenerki – wszystko pod ręką

Kubiki to kolejny typ mebli modułowych, które można ze sobą zestawiać w dowolnych kombinacjach. Mogą z nich powstawać ciągi przybiurkowe, mogą samodzielnie i pojedynczo zajmować miejsce przy biurku, wspierając podręczną organizację pracy. Mogą pełnić rolę modułu łączącego w sobie różne funkcjonalności, szafek, tapicerowanych siedzisk czy kwietników. Moduły do przechowywania mogą być wyposażone w drzwiczki, posiadać półki lub stanowić otwartą przestrzeń na przykład na segregatory. Mimo sporej pojemności, ich zgrabna i zwarta konstrukcja jest bardzo ustawna, nie zajmuje wiele miejsca i umożliwia swobodną aranżację.

Kubiki-modulowe-szafki-do-biura

Kubiki-modulowe-szafki-do-biura

Kontenerki są także wygodną i chętnie wybieraną formą umeblowania biura. Często mobilne – wyposażone w kółka, z szufladami na zamki lub bez nich, ułatwiają organizację podręcznych dokumentów i umożliwiają zachowanie ładu na biurku.

Szafki skrytkowe – tam, gdzie potrzebna jest prywatność

Szafki skrytkowe to praktyczne szafy biurowe, które powstają z myślą o potrzebie przechowywania ważnych dokumentów lub osobistych rzeczy pracowników w przestrzeniach typu open space. Do wyboru jest wiele różnych modeli.

Nowoczesne szafki typu locker mogą być zamykane na klucz, mogą być wyposażone w elektroniczne zamki szyfrowane z systemem zarządzania poprzez wygodną aplikację, mogą być otwierane telefonem lub kodem QR z karty pracowniczej. Dostępne w różnych gabarytach i wariantach, na przykład z wrzutnią na papier, dzięki której można zachować wygodny obieg dokumentów w biurze, pozwalają zadbać o wiele zróżnicowanych potrzeb biurowych. Dodatkowo stanowią bardzo eleganckie uzupełnienie aranżacji biura i dodają mu klasy.

Porządek w dokumentach – praktyczne porady

Wszystkie dokumenty powinny podlegać tym samym procedurom, które obejmują pracowników mających z nimi kontakt. Ujednolicenie zasad pomoże pracownikom przystosować tryb pracy do oczekiwań, ułatwiając zachowanie porządku i redukując ryzyko powstawania chaosu.

  • Segregacja i selekcja. Regularna selekcja dokumentów na te, które są potrzebne na bieżąco oraz te, które muszą zostać zarchiwizowane, ułatwia i przyspiesza ich odnajdowanie, nawet po długim czasie.
  • Organizery. Wykorzystanie akcesoriów biurowych do sprawnej organizacji: podpisane segregatory na dokumenty archiwizowane, podręczne teczki – również opisane – na dokumenty w bieżącym obiegu, pozwala odnaleźć to, co jest potrzebne w danej chwili każdemu pracownikowi.
  • Polityka czystego biurka. Wdrożenie spisanych procedur obiegu dokumentów z zachowaniem zasad dyskrecji, poufności oraz ostrożności podczas wszystkich czynności związanych z przekazywaniem dokumentacji pomiędzy działami/pracownikami i z „cyklem życia” dokumentów, czyli przenoszeniem do odpowiednich szaf biurowych, szafek czy regałów, regularnym niszczeniem zbędnych dokumentów, etc. stanowi element ochrony danych osobowych, ale równocześnie ma siłę sprawczą w utrzymaniu porządku w biurze.

Przeczytaj także: Polityka czystego biurka w biurze

 

Oceń wpis!

Kliknij na gwiazdkę, aby ocenić

Średnia ocena 4.5 / 5. Liczba głosów: 4

Brak głosów do tej pory! Bądź pierwszym, który oceni ten post.