Utrzymanie porządku w dokumentach w biurze rachunkowym jest niezwykle ważne, m.in. ze względu na konieczność szybkiego odszukania w razie potrzeby, trzymania się zasad archiwizacji oraz rzecz jasna – możliwość kontroli. Zasady dotyczące przechowywania papierów dotyczą ich odpowiedniego zabezpieczenia przed zniszczeniem, osobami trzecimi, uporządkowania oraz swobodnego dostępu. Dodatkowo, z uwagi na obowiązujące terminy trzymania poszczególnych dokumentów, najlepszym rozwiązaniem będą pojemne szafy biurowe, w których uda się pomieścić wszystkie z nich.
Dlaczego warto zadbać o porządek w dokumentach?
Osoby pracujące w biurze rachunkowym wiedzą jak ważną kwestią jest utrzymanie porządku nie tylko w głównym miejscu pracy jakim jest biurko, ale również w obecnie rozliczanych oraz zarchiwizowanych dokumentach. Wpływa to nie tylko na komfort pracy, możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów związanych z daną sprawą, ale także pewność, iż w razie kontroli, przebiegnie ona bez zastrzeżeń. Im większa liczba klientów biura rachunkowego, tym więcej papierów pojawia się w siedzibie. Z tego względu kluczowa jest ich odpowiednia segregacja oraz oznaczenie. W tym celu najczęściej wykorzystywane są szczegółowo opisane segregatory. Szafy biurowe przydają się nie tylko do przechowywania aktualnie rozliczanych dokumentów, ale również tych, które zostały zarchiwizowane.
szafy-regaly-biurowe
szafy-biurowe
W jaki sposób uporządkować dokumenty w biurze rachunkowym?
Porządkowanie dokumentów, które składają się na archiwum polega na ich posegregowaniu i odpowiedniemu sklasyfikowaniu, co przełoży się na łatwość odnalezienia. W przypadku papierów będących dokumentami kosztowymi lub sprzedażowymi muszą być one usystematyzowane i ponumerowane zgodnie z podatkową księgą przychodów i rozchodów. Niezwykle ważne jest ich zabezpieczenie przed zniszczeniem i zagubieniem, dlatego dobrym rozwiązaniem dla biur rachunkowych są szafy biurowe z możliwością zamknięcia na klucz, czyli tzw. lockery.
Zobacz również: Aranżacja biura rachunkowego – porady
Lockery-szafki-skrytkowe
Dokonując segregacji, należy wziąć pod uwagę także okresy rozliczeniowe. Na czynność porządkowania dokumentów składa się też niszczenie przeterminowanych papierów oraz w razie potrzeby, wybrakowanych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, na który przypadał termin płatności podatku.
Lockery szafki skrytkowe
Jakie akcesoria przydają się podczas porządkowania dokumentów?
Jednymi z najczęściej używanych akcesoriów w biurach rachunkowych są segregatory, zwłaszcza w formacie A4. Pozwalają one na szybki dostęp do zawartości oraz są wyposażone w papierową zakładkę umieszczoną na grzbiecie, na której można opisać czego dotyczą dokumenty znajdujące się w środku. Najlepszym rozwiązaniem jest zaopatrzenie się w segregatory jednakowej wielkości, dzięki temu bez problemu uda się pomieścić je na wybranej półce. Do przechowywania starszych dokumentów można wykorzystać pudła archiwizacyjne. Najczęściej są one wykonane z kartonu, jednak jeśli zależy nam na trwalszym rozwiązaniu, lepiej zdecydować się na modele ze sztucznego tworzywa.
Meble gabinetowe HEXOS
Jeśli nie jesteśmy w stanie pomieścić wszystkich segregatorów czy teczek, należy zaopatrzyć się w dodatkowe szafy biurowe. Można wydzielić dla nich osobne pomieszczenie, które jednak powinno zostać odpowiednio zabezpieczone, aby nie dostały się do niego niepowołane osoby. Jeśli jesteśmy dopiero na etapie urządzania biura, warto dopasować wygląd szaf do pozostałych mebli znajdujących się we wnętrzu.
szafy-na-dokumenty
