Polityka czystego biurka w biurze

Polityka czystego biurka to zagadnienie znacznie wykraczające poza to, co sugeruje jego dosłowne znaczenie. Choć zachowanie ładu na swoim biurku jest bardzo istotne, to w gruncie rzeczy nie o taki porządek tutaj chodzi. Istotą polityki czystego biurka jest ochrona danych osobowych, które mogą znajdować się na wydrukowanych i znajdujących się na biurku dokumentach albo w łatwo dostępnych folderach na firmowym komputerze.

Na czym dokładnie polega polityka czystego biurka?

Aby można było mówić o realizowaniu polityki czystego biurka w danej organizacji, musi ona mieć wypracowany specjalny dokument, który określa wszystkie te reguły i który stanowi część systemu ochrony danych osobowych przyjętego w danej firmie.

Na wytyczne składające się na politykę czystego biurka składają się zasady, czy też bardziej nawyki bądź zachowania, których realizacja ma na celu lepszą ochronę danych osobowych wykorzystywanych podczas pracy w danej organizacji.

Jeśli chodzi o dokumenty, to dobrym zwyczajem jest, aby po zakończeniu pracy, przed wyjściem do domu lub na dłuższą przerwę na lunch, wszystkie ważne papiery usunąć z blatu biurka i schować w bezpiecznym miejscu, najlepiej w zamykanej na klucz szufladzie, szafce lub witrynie. Ten klucz pracownik powinien albo zabrać ze sobą do domu, albo zostawić w innym miejscu w firmie, gdzie nie będzie on ogólnie dostępny.

Dokumentów, które nie są już ważne i z których nie będzie się już korzystać, nie powinno się przechowywać w nieskończoność. Zawsze istnieje ryzyko, że zawarte tam dane mogą trafić w niepowołane ręce. Zatem zbędne materiały najlepiej jest po prostu niszczyć i wyrzucać. Nigdy nie powinno się pozbywać całych stron dokumentów, z których łatwo jest odczytać informacje. Najlepiej jest stosować w tym celu profesjonalny sprzęt biurowy, czyli niszczarki, albo – jeśli takowych narzędzi nie ma w biurze – porwać kartki lub pociąć je nożyczkami.

Bezpieczne postępowanie z dokumentami zakłada także ich odpowiedni obieg. Jeśli jest się zmuszonym do przeniesienia dokumentów do innego pomieszczenia, należy włożyć je do nieprzezroczystej teczki lub koperty. Gdy istnieje potrzeba przefaksowania lub skopiowania któregoś z nich, trzeba je niezwłocznie przejąć tuż po przesłaniu bądź odbiciu na ksero.

Zobacz również: Porządek na biurku – jak zacząć i się tego trzymać

Czysty ekran – istotny w polityce czystego biurka

Znaczną część obowiązków w niemal każdej firmie wykonuje się obecnie z wykorzystaniem komputera. To urządzenie – mądrze wykorzystywane – pozwala dobrze chronić wrażliwe dane. Trzeba jednak pamiętać o kilku ważnych zasadach. Aby uniknąć sytuacji, gdy ktoś niepowołany uzyska dostęp do danych przechowywanych na komputerze, nie powinno robić się tak niefrasobliwych rzeczy, jak pozostawianie na widoku haseł do logowania i innych danych dostępowych. Zbędne dokumenty także trzeba usuwać z pamięci. Powinno się także pracować na komputerze w taki sposób, aby to, co wyświetla się na ekranie, było widoczne dla jak najmniejszej liczby osób postronnych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, kiedy pracuje się zdalnie, w miejscu publicznym, z wykorzystaniem przenośnego komputera. Jeśli pracownik musi na chwilę odejść od biurka, komputer powinien jak najszybciej przechodzić w stan uśpienia, tak aby ekran był zaciemniony, a aby móc przywrócić go do normalnego trybu pracy, niezbędne powinno być wprowadzenie danych do logowania, znanych jedynie korzystającemu z niego pracownikowi.

Co jeszcze można uznać za element polityki czystego biurka?

Politykę czystego biurka można także rozumieć w sensie bardziej dosłownym, jako zachęcanie do pracy nad jak najlepszą ergonomią i efektywnością pracy. Prawda jest taka, że przy uporządkowanym biurku, na którym nie ma zbędnych przedmiotów i tak zwanych rozpraszaczy, pracuje się po prostu lepiej. Ważne jest zatem, aby ograniczyć ilość rzeczy na blacie do minimum. Pozwala to nie tylko bardziej skoncentrować się na określonych zadaniach, ale też – co jest niezwykle ważne – zapewnić sobie swobodę ruchów na sowim stanowisku pracy. Jeśli otacza nas zbyt wiele rzeczy, nietrudno jest o ich strącenie, a to potrafi skutecznie wytrącić z równowagi i powodować zupełnie niepotrzebne rozproszenie uwagi. Można także spotkać się z regulacjami, zgodnie z którymi na biurku nie można trzymać jedzenia ani napojów. Potencjalnie mogą one być zagrożeniem dla dokumentów, bo gdy się wyleją lub zabrudzą papier, dane znajdujące się na kartkach staną się nieczytelne.

Znaczenie odpowiednich mebli a polityka czystego biurka

O wiele łatwiej jest pracownikom stosować się do zasad określanych mianem polityki czystego biurka, jeśli mają… odpowiednie biurko. Odpowiednie w tym kontekście to takie, które posiada szuflady i kontenerki, w których można bezpiecznie przechowywać dokumenty. Aby utrzymać ład na blacie, przydają się także różne dodatkowe półeczki albo nadstawki, na których można ułożyć przedmioty przydatne podczas pracy. Dobrze jest także, jeśli w biurku znajdują się przepusty kablowe, bo dzięki nim przewody można poprowadzić w taki sposób, by o nic nie haczyły i nie przeszkadzały w pracy. Wiele takich mebli znajdziesz w naszej ofercie.

Przeczytaj także:  5 porad jak zwiększyć komfort pracy w biurze