
Sala konferencyjna to pomieszczenie, które powinno zostać zaaranżowane w każdym biurze. Wydawać by się mogło, że jest to zwyczajna przestrzeń z kilkunastoma krzesłami i stołem. W rzeczywistości w salach konferencyjnych odbywają się niejednokrotnie najważniejsze narady czy istotne spotkania biznesowe. Z tego względu sala konferencyjna to absolutnie jedno z najważniejszych pomieszczeń w każdym biurze. O czym należy koniecznie pamiętać podczas urządzania sali konferencyjnej? Na to pytanie szczegółowo odpowiadamy w poniższym artykule.
Sala konferencyjna – czy jest potrzebna w każdym biurze?
Wielu właścicieli firm zastanawia się nad tym, czy aranżacja osobnego pomieszczenia na salę konferencyjną rzeczywiście jest konieczna. Tego typu pytania pojawiają się często również dlatego, że wiele firm pracuje w trybie zdalnym bądź hybrydowym. Mimo tego, liczba korzyści wynikających z organizowania spotkań „na żywo” w salach konferencyjnych jest wręcz nie do przecenienia.
Zobacz też: Krzesła konferencyjne
To w trakcie spotkań twarzą w twarz można budować relacje pomiędzy współpracownikami a także między przedstawicielami firmy a partnerami biznesowymi czy kontrahentami. Podczas aranżacji sal konferencyjnych trzeba jedynie pamiętać o tym, by były one projektowane w taki sposób, by odpowiadały nowoczesnym trendom. Niezwykle ważne jest stosowanie rozwiązań ergonomicznych a także dbałość o to, by sala ta mogła pełnić wiele różnorakich funkcji. Można w nich przeprowadzać m.in.:
- spotkania pracownicze,
- prezentacje,
- szkolenia,
- burze mózgów,
- spotkania z klientami, inwestorami i partnerami biznesowymi,
- spotkania członków zarządu.
Trzeba też pamiętać o tym, że sala konferencyjna to obok recepcji jedno z miejsc, w którym przebywają osoby spoza przedsiębiorstwa – klienci i partnerzy biznesowi. Z tego względu sala konferencyjna stanowi bardzo istotną wizytówkę firmy. Niejednokrotnie to właśnie w sali konferencyjnej zapada wiele niezwykle ważnych, strategicznych decyzji i są podpisywane umowy. To, jak wygląda taka sala, decyduje o tym, jakie będzie „pierwsze wrażenie”. Jeśli okaże się ono pozytywne, wówczas taka osoba będzie bardziej skłonna do nawiązania bądź przedłużenia współpracy.
Podczas aranżacji sali konferencyjnej oprócz dbałości o ergonomię trzeba też skupić się na tym, by prezentowała się one profesjonalnie, a cała kompozycja była spójna z wizerunkiem oraz profilem przedsiębiorstwa. Wnętrze musi być czyste, estetyczne i harmonijne – te czynniki również mają ogromny wpływ na ogólny odbiór całego przedsiębiorstwa.
Jak odpowiednio zaaranżować salę konferencyjną?
W jaki sposób właściwie zaaranżować salę konferencyjną? Słowo-klucz to przede wszystkim starannie wybrany projekt. Tworzenie takiej przestrzeni jest niezwykle ważne, dlatego też do takiego zadania trzeba się właściwie przygotować. Projekt sali konferencyjnej powinien być w pełni dostosowany do specyfiki przedsiębiorstwa, jego wizerunku i potrzeb przyszłych użytkowników. Dodatkowo, wygląd sali powinien być w miarę możliwości spójny z wystrojem pozostałych pomieszczeń.
Sprawdź też: Stoły konferencyjne
W projekcie muszą być uwzględnione nie tylko tak podstawowe elementy jak krzesła do sali konferencyjnej, stoły, meble czy kolory ścian. Bardzo istotne jest też m.in. oświetlenie, rozlokowanie projektorów, okablowanie itd.
Z racji tego, iż w sali konferencyjnej odbywa się wiele spotkań pracowników z przełożonymi a także z partnerami biznesowymi, trzeba zadbać w sposób szczególny o to, by wszystkie kupione meble posiadały rozwiązania ergonomiczne. Krzesła do sali konferencyjnej muszą zapewniać optymalne oparcie dla kręgosłupa, ponieważ dzięki temu ryzyko występowania dolegliwości bólowych nawet przy wielogodzinnym zebraniu jest ograniczone do absolutnego minimum.
Kolejna ważna sprawa to stół do sali konferencyjnej – to właśnie na nim podpisywane są rozmaite istotne dokumenty. Decyzję odnośnie wyboru stołu należy podejmować mając na uwadze powierzchnię, którą dysponujemy. Istnieją np. stoły do sali konferencyjnej mobilne, składane, modułowe bądź wolnostojące. Stoły mogą też różnić się kształtem – spotyka się np. prostokątne bądź okrągłe. Te pierwsze są dobrym wyborem, jeśli chcielibyśmy podkreślić hierarchię uczestników spotkania, zaś te drugie, gdy zależy nam na podkreśleniu równych praw osób biorących udział w zebraniu.
Zobacz również: Co powinna zawierać odpowiednio urządzona sala konferencyjna ?
W pomieszczeniu, w którym ma być zaaranżowana sala konferencyjna, powinny też znaleźć się odpowiednie sprzęty: projektor, tablica interaktywna czy monitor. Ważne też, by do dyspozycji uczestników była jak największa ilość gniazdek.
Następna sprawa: oświetlenie. W przypadku, gdy w planowanej sali konferencyjnej są okna, dobrze jest zainwestować w rolety. Jeśli światło dzienne byłoby zbyt mocne, mogłoby to stanowić poważne utrudnienie, zwłaszcza gdy chcielibyśmy wyświetlać prezentacje multimedialne. Trzeba jednocześnie pamiętać o tym, że sala konferencyjna musi też mieć odpowiednio duży dostęp do światła dziennego, ale oprócz tego trzeba zamontować oświetlenie sztuczne, np. lampy sufitowe, halogeny lub mniejsze lampki.
Na komfort przebywania w sali konferencyjnej wpływa wentylacja. Aby zapewnić wszystkim uczestnikom spotkań komfort termiczny o każdej porze roku, najlepiej jest postawić na instalację profesjonalnej klimatyzacji. Dzięki temu zawsze będzie można dostosować temperaturę do potrzeb uczestników organizowanych zebrań.
Jeśli chodzi o wyposażenie sali konferencyjnej, nie powinno się też zapomnieć o zadbaniu o właściwą akustykę. Aby dźwięki rozchodziły się w sposób prawidłowy, najlepiej jest zainwestować w specjalne ekrany akustyczne oraz sufity podwieszane pochłaniające dźwięk – dzięki temu odgłosy nie będą przedostawać się do pozostałych pomieszczeń, a dodatkowo wszyscy uczestnicy spotkań będą doskonale słyszeć wypowiedzi swoich rozmówców.
Mała sala konferencyjna – jak wykorzystać małą przestrzeń?
Jak powinno wyglądać wyposażenie sali konferencyjnej, jeżeli ilość dostępnej przestrzeni nie jest zbyt duża? Przede wszystkim należy zadbać o jej jak najwyższą funkcjonalność. W małej przestrzeni warto postawić na niewielki stół z wygodnymi krzesłami bez podłokietników i dużych oparć, ponieważ pozwoli to na znaczące zaoszczędzenie miejsca.
To powinno Cię również zainteresować: Ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej
Mała sala wymaga też rezygnacji z niepotrzebnych akcesoriów i dodatków. W sali muszą znaleźć się najważniejsze elementy, czyli stół, krzesła, projektor oraz ekran.
Czym kierować się przy wyborze krzeseł i stołów do sali konferencyjnej?
Wybór krzeseł i stołów do sali konferencyjnej powinien być odpowiednio przemyślany. Przede wszystkim decyzję tę należy podejmować uwzględniając metraż oraz układ przestrzenny pomieszczenia. Ważne jest też to, jakiego rodzaju spotkania będą tam organizowane – nieco inne meble będą dobrym wyborem w przypadku zebrań dla dużych grup, zaś inne podczas organizacji spotkań członków zarządu przedsiębiorstwa.
Zarówno w przypadku krzeseł jak i stołów słowem-kluczem powinna być ergonomia. Wielogodzinne siedzenie na niewygodnym krześle może doprowadzić do występowania różnych dolegliwości bólowych. Profesjonalne krzesła do sali konferencyjnej muszą zatem zapewniać optymalne oparcie dla pleców i gwarantować komfort na możliwie najwyższym poziomie.
Zarówno stoły jak i krzesła powinny być wykonane z materiałów wysokiej jakości, aby można było z powodzeniem eksploatować je przez długi czas. Wyróżnikiem profesjonalnych krzeseł jest też możliwość regulacji podłokietników, oparcia oraz wysokości siedziska. Z racji tego, iż w salach konferencyjnych dość często ustawienie mebli ulega zmianie, dobrze byłoby, gdyby były one lekkie i mobilne.