Co powinna zawierać odpowiednio urządzona sala konferencyjna ?

Nowoczesna sala konferencyjna to miejsce spotkań pracowników, przestrzeń do nawiązywania kontaktów biznesowych i omawiania szczegółów kontraktów. Musi być zatem zaprojektowana w taki sposób, aby wspierać uczestników spotkania w osiągnięciu jego celu. Jak urządzić funkcjonalną salę konferencyjną?

Niezbędne elementy wyposażenia sali konferencyjnej

Wyposażenie funkcjonalnej sali konferencyjnej musi odpowiadać na potrzeby nowoczesnych pracowników i przedsiębiorców. Dlatego do standardu weszło już uzupełnianie sal konferencyjnych o wygodny dostęp do internetu, projektor multimedialny (rzutnik), ekran, flipchart oraz nagłośnienie, wyposażone w mikrofony i głośniki. Nowoczesne sale konferencyjne powinny także mieć dopasowane do różnych oczekiwań oświetlenie i umożliwiać łatwe nim sterowanie (m.in. zaciemnianie pomieszczenia).

Oczywiście podstawą wyposażenia każdej sali spotkań są jednak meble: stół do sali konferencyjnej i krzesła do sali konferencyjnej. Powinny być wygodne, ale również estetyczne: to pomieszczenie jest w końcu reprezentatywnym miejscem spotkań, do którego najczęściej zapraszani są kontrahenci i klienci.

Wygodne krzesła to podstawa udanej konferencji

Idealne krzesła konferencyjne to takie, które dobrze się prezentują, są wygodne i nie odwracają uwagi od przedmiotu spotkania: czyli są w doskonałym stanie technicznym, nie wydają nieprzyjemnych dźwięków, nie zmuszają do ciągłego szukania odpowiedniej pozycji. Oczywiście krzesła konferencyjne nie muszą spełniać wymogów ergonomicznych tak, jak ma to miejsce w przypadku krzeseł biurowych. Dlatego np. w małej sali konferencyjnej lepiej zrezygnować z krzeseł z podłokietnikami, które zwiększają przestrzeń zajmowaną przez mebel i na niewielkiej przestrzeni są kłopotliwe. Krzesła konferencyjne powinny być stosunkowo lekkie, łatwo się przesuwać i mieć miękkie, tapicerowane siedziska. Absolutnie niewskazane jest umieszczanie w sali konferencyjnej krzeseł twardych (takich jak np. w jadalni czy stołówce). Dobrze jest zadbać o to, aby krzesła z łatwością się wsuwały pod blat stołu i nie zahaczały przy tym ruchu o sąsiednie krzesła.

Więcej praktycznych informacji na ten temat w artykule: Krzesła konferencyjne w pigułce.

Najwyższej jakości meble biurowe, jak również pełne meblowe wyposażenie sali konferencyjnej, znajdziesz w profesjonalnych studiach aranżacji tego typu wnętrz, czy między inny w Contino. Nasz zespół z przyjemnością doradzi jak wykorzystać przestrzeń, jaką dysponujesz i jakie meble najlepiej do niej dobrać, by zapewnić komfort pracownikom.

Który układ sali wybrać: konferencyjny czy teatralny?

Istnieje wiele sposobów aranżacji nowoczesnej sali konferencyjnej. Do najpopularniejszych metod ustawiania krzeseł zalicza się układ konferencyjny, teatralny i w literę U (tzw. podkowa).

Układ konferencyjny to najbardziej klasyczny sposób urządzania sali, gdzie regularnie odbywają się spotkania z udziałem kilku lub kilkunastu osób, które zabierają głos. W najprostszym układzie konferencyjnym na środku sali znajduje się odpowiedniej długości stół, otoczony krzesłami. Może mieć on różną szerokość i długość, być pojedynczym meblem lub zsuniętymi kilkoma stołami. W takim przypadku sprawdzają dedykowane stoły do sali konferencyjnej, które posiadają odpowiednie przyłącza, gniazdka, głośniki i inne udogodnienia, które zazwyczaj znajdują się na środku mebla.

Układ teatralny, w którym krzesła stoją zwrócone w jednym kierunku ku podium, scenie, mównicy etc. to najlepszy sposób organizowania sal konferencyjnych, na jakich odbywają się szkolenia i prezentacje. Taki układ optymalnie wykorzystuje dostępną przestrzeń, a dodatkowo każdy uczestnik ma taki sam widok na prelegenta i ekran za nim.

Za najbardziej uniwersalny uznaje się układ w kształcie litery U, czyli podkowy. Jest on odpowiedni zarówno w czasie warsztatów i szkoleń, jak i spotkań biznesowych. Przy takim ustawieniu stołów i krzeseł uczestnicy spotkania mogą się łatwo komunikować, i są dla siebie nawzajem widoczni (czego nie można powiedzieć przy układzie kameralnym, gdzie znajduje się jeden długi stół).

Każdy układ ma swoje zalety i wady. Jeśli dysponujemy większą przestrzenią, warto zakupić takie meble, które umożliwiają skorzystanie z paru wariantów ustawień, które będzie można swobodnie zmieniać w zależności od zaistniałej potrzeby.

Więcej na ten temat przeczytasz na blogu w artykule: Ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej

Pomysł na małą salę konferencyjną

Nie tylko duże przedsiębiorstwa i korporacje potrzebują miejsca, w którym pracownicy będą mogli się spotkać na „burzę mózgów”, prezentację dla klienta czy szkolenia. Aranżacja sali konferencyjnej może jednak sprawiać trudności, jeśli nie dysponujemy odpowiednio dużą przestrzenią. Istnieją jednak zasady, które ułatwią to zadanie.

Ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej o niewielkich rozmiarach jest wyjątkowo istotne i determinuje to, w jaki sposób będzie odbierana tego typu przestrzeń. Specjaliści polecają układ w kształcie litery U lub tzw. układ kameralny. Tą drugą nazwą określane jest takie ustawienie stołów, aby tworzyły podłużny prostokąt, a uczestnicy spotkania mieli możliwość siedzenia po obu jego stronach, twarzami do siebie. Oba krótkie boki są zazwyczaj zarezerwowane dla osób prowadzących spotkanie lub przedstawicieli kadry zarządzającej. Blat stołu, przy którym siedzą osoby zaangażowane w spotkanie powinien być na tyle szeroki, aby umożliwić postawienie dwóch laptopów i swobodne robienie notatek. W żadnym wypadku siedzące na przeciwko osoby nie mogą stykać się kolanami.

Mała sala konferencyjna może zyskać również na okrągłym stole, który podkreśla partnerskie relacje między osobami zasiadającymi do niego. Wszystko jednak zależy od jej kształtu: stół okrągły absolutnie nie sprawdzi się w pomieszczeniu podłużnym: można go postawić w małej, ale kwadratowej salce, aby optymalnie wykorzystać jej przestrzeń. Godnym uwagi rozwiązaniem są także stoły eliptyczne, których podstawową zaletą jest fakt, że osoby siedzące przy nim nie zasłaniają sobie nawzajem widoku (jak ma to czasem miejsce przy stole prostokątnym).

Do sali konferencyjnej, w której absolutnie nie ma miejsca na stoły, najlepiej wstawić krzesła konferencyjne z pulpitem. Każdy uczestnik spotkania ma możliwość prowadzić notatki, a jednocześnie przestrzeń nie jest przytłoczona przez sporej wielkości mebel. Warto jednak pamiętać, że ustawienie krzeseł z pulpitami w krąg, bez postawienia mebla w centrum, może powodować dyskomfort osób biorących udział w spotkaniu i bardziej sprawdza się w warsztatach czy burzach mózgu niż spotkaniach biznesowych.

Czytaj więcej: Krzesła konferencyjne z pulpitem – sposób na usprawnienie spotkań i szkoleń. 

Rozwiązaniem może się okazać niski, niewielki stolik, który posłuży do odstawienia filiżanek z kawą, wazonu z kwiatami lub innej drobnej dekoracji. Wnętrze nabierze wtedy bardziej swobodnego charakteru.

Dobrze urządzona sala konferencyjna będzie miejscem owocnych spotkań, które nie będą przerywane ze względu na dyskomfort powodowany brakiem wygodnych mebli, niezbędnych dodatków czy technicznych problemów. Dlatego nie warto bagatelizować aranżacji takiej przestrzeni i poświęcić temu tematowi odpowiednio dużo uwagi.

Zobacz także: Czym się kierować przy wyborze krzeseł konferencyjnych?