Amortyzacja mebli kupionych do biura – co warto wiedzieć?

Start z własną firmą nie jest łatwy. Jednym z najważniejszych elementów wyposażenia nowego biura są meble biurowe. Warto by były one wysokiej jakości, wtedy z pewnością posłużą nam na lata i będą dbały o nasz komfort i bezpieczeństwo użytkowania. Jednak taka decyzja wiąże się również z wydatkiem finansowym. Czy takie meble mogą stać jednak inwestycją, która z biegiem czasu zamortyzuje się? Na te i kilka innych pytań nt. mebli biurowych dowiesz się z poniższego materiału. Zapraszamy do lektury!

Czy meble biurowe można amortyzować?

Amortyzacja to wyrażone wartościowo zużycie środka trwałego. Ustawa o PIT wskazuje, że do środków trwałych zalicza się m.in. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty. Środki te powinny być własnością lub współwłasnością podatnika (właściciela firmy) i być nabyte albo wytworzone w dniu przyjęcia do używania. W prowadzeniu własnego biznesu trzeba wykorzystywać środki trwałe lub oddać je do użytku w oparciu o umowę (najmu, dzierżawy).

Sprawdź: wysokiej jakości meble biurowe

Jeżeli majątek firmy – w tym wypadku meble takie jak krzesła biurowe czy biurka – zakwalifikujemy jako środek trwały, umożliwiamy sobie drogę do jego amortyzacji, czyli rozłożenia kosztów związanych z wprowadzeniem do firmy nowych składników majątku. Polega to na dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych, pozwalających na obniżenie dochodu a tym samym wysokości należnego podatku.

Podatnicy mogą dokonać takiego odpisu, jeżeli wartość majątku przekracza nominalną kwotę 3,5 tysiąca złotych. Zgodnie z przepisami, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa (brutto) środka trwałego wynosi 10 tysięcy złotych. Jeżeli nabyty majątek – w tym wypadku meble – był tańszy niż 3,5 tysiąca, wówczas podatnik może zaliczyć je do tzw. kosztów uzyskania przychodów, bez konieczności spełniania nadprogramowych warunków formalnych i wpisywania mebli do ewidencji.

By określić wartość mebli należy przyjąć ich wartość początkową (cenę zakupu) oraz odjąć od niej należny podatek by uzyskać kwotę netto (ona właśnie powinna być równa min. 3,5 tys. zł).

Odpis amortyzacyjny mebli biurowych powinien zostać wykonany w tym samym miesiącu, w którym oddaliśmy w naszej firmie meble do użytkowania. Można to zrobić również w kolejnym miesiącu. Jednak nie można tego okresu przedłużać i po upływie dwóch miesięcy od wydania mebli do użytku nie można przeprowadzić amortyzacji. W przypadku, kiedy wartość mebli przewyższa kwotę 10 000 zł, amortyzację trzeba podzielić na kilka części i dokonywać odpisów.

Warto również podkreślić, że należy zaprzestać amortyzacji w okresach, w których meble nie są użytkowane. Dotyczy to na przykład mebli konferencyjnych (takich jak stoły konferencyjne czy krzesła konferencyjne) które wykorzystywane są cyklicznie.

Czy meble biurowe to środki trwałe?

Meble uznawane za majątek firmy są środkami trwałymi. Przepisy jasno wskazują, że taki majątek powinien charakteryzować się długim okresem użytkowania (powyżej roku), być kompletny oraz odpowiedni do użytkowania w ramach wykonywanej działalności gospodarczej, w tym m.in. meble powinny być bezpieczne dla zdrowia pracowników. Kupując meble do firmy, właśnie takimi kryteriami się kierujemy. Meble biurowe więc włączymy więc do środków trwałych, jeśli spełnią swoją funkcję (przeznaczenie), będą posiadać określoną wartość nominalną a także będą odpowiednie do użytkowania w długim czasie.

Sprawdź:  meble biurowe z atestem, które zamortyzujesz w swojej firmie

Meble biurowe a jednorazowa amortyzacja

Gdy właściciel firmy, będący czynnym podatnikiem VAT zakupił meble o łącznej wartości 10 000 zł brutto to ich wartość netto będzie określana jako niska. W takiej sytuacji, zgodnie z ustawą o PIT, można wykonać ich jednorazową amortyzację. Wtedy taki odpis amortyzacyjny księgowa musi ująć w miesiącu, w którym nastąpiło przyjęcie mebli do użytkowania. Takiej amortyzacji nie można rozłożyć w czasie. Meble gabinetowe również podlegają amortyzacji.

Sprawdź: wygodne fotele gabinetowe

Amortyzacja mebli a pomoc de minimis

Wydawałoby się, że gdy kwota mebli netto przekroczy kwotę 10 tysięcy złotych koniecznym jest ich zamortyzowanie w częściach. Nic bardziej mylnego! Taki środek trwały można zamortyzować w jednej transzy w ramach tzw. pomocy de minimis. Takie prawo przysługuje jednak wybranym przedsiębiorcom. Są to młodzi podatnicy, którzy rozpoczęli swoją działalność w danym roku podatkowym a także podatnicy sklasyfikowani jako mali przedsiębiorcy. Wówczas wysokość limitu jednorazowej amortyzacji wynosi 50 tysięcy euro. Decyzja o dokonaniu amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis należy każdorazowo do podatnika.

Sprawdź: meble recepcyjne, które możesz zamortyzować już dzisiaj w swojej firmie

Amortyzacja mebli kosztujących powyżej 10 000zł

Jeśli jesteśmy podatnikiem innym niż określony powyżej (mały przedsiębiorca bądź początkujący przedsiębiorca) a nabyliśmy meble warte więcej niż 10 tysięcy netto to możliwa jest również amortyzacja mebli, jednak musi ona obyć się w kilku częściach, a odpisy powinny odbywać się regularnie.

W takiej sytuacji jako podatnik możemy sobie wybrać rodzaj amortyzacji: liniowej oraz degresywnej. W pierwszej zakładamy, że środki trwałe (meble) co miesiąc tracą tak samo na wartości, przez cały okres ich użytkowania. W ten sposób przedsiębiorca dokonuje odpisów w takiej samej wysokości, uznając, że jego meble sukcesywnie się zużywają. Taki rodzaj amortyzacji nazywamy amortyzacją liniową indywidualną. Drugim podtypem amortyzacji liniowej jest amortyzacja przyspieszona. Polega ona na założeniu, że zakupione przez nas meble na początku użytkowania zużywają się szybciej a z biegiem czasu coraz mniej. W ten sposób zamortyzujemy środek szybciej.

Drugim rodzajem jest metoda degresywna, w której stawka amortyzacji maleje z czasem. Polega ona na takim rozłożeniu w czasie wartości mebli, że odpisy amortyzacyjne w początkowych okresach będą wyższe od przeciętnych (ustalanych metodą liniową) i stopniowo będą maleć.

Poznaj: 7 powodów, dla których warto zdecydować się na leasing mebli

Jaką metodę amortyzowania mebli wybrać?

W przypadku mebli najczęściej wybierana jest pierwsza metoda – amortyzacji liniowej indywidualna, bowiem trudno udowodnić, że meble zużywają się w pewnych okresach szybciej a w innych wolniej. Oczywiście każdorazowo rodzaj amortyzacji mebli biurowych jest kwestią wyboru podatnika i zgodnie z nią każdy samodzielnie dokonuje odpisów amortyzacyjnych mebli.

Dowiedz się również: Jak prawidłowo przechowywać dokumenty w firmie