Właściwe urządzenie biura obsługi klienta ma niebagatelne znaczenie dla powodzenia biznesowego firmy. Jest równie ważne jak przyciągające uwagę obrandowanie, szyld widniejący przed wejściem do lokalu czy strona internetowa firmy. To prawdziwa wizytówka przedsiębiorstwa, od której tak naprawdę zależy, czy klienci zechcą nas w przyszłości odwiedzić po raz kolejny. Oczywiście sporo w dziele efektywnego urządzenia strefy dla klienta zależy od doboru odpowiednich mebli biurowych.
Musimy sobie zdawać sprawę, że rozpoczynając prace nad projektem urządzenia biura obsługi klienta pod uwagę należy brać bardzo wiele czynników. Mamy tu na myśli m.in. tożsamość firmy, powierzchnię do dyspozycji, specyfikę kontaktów, rodzaj prowadzonej działalności, charakter najczęściej odwiedzających nas klientów. Na pewno myśląc o urządzeniu biura to właśnie te czynniki powinny być przez nas przeanalizowane i to od wyników tych przemyśleń w dużej mierze zależy na jaki wystrój się zdecydujemy. Oczywiście najpewniejszym rozwiązaniem jest zatrudnienie do tworzenia projektu profesjonalistów, ale nie wszystkich właścicieli firm będzie na to stać.
Tożsamość firmy
Wnętrze biura obsługi musi w jak największym stopniu oddawać specyfikę i tożsamość naszej firmy. Jeśli chcemy uchodzić za nowatorskich, innowacyjnych, to siłą rzeczy musimy zadbać o wyposażenie biura w meble kojarzące się z takich cechami – lekkie, z przewagą metalu, szkła i tworzyw sztucznych. W żadnym wypadku nie decydujemy się wówczas na wyposażenie pomieszczenia w ciężkie meble, przytłaczające naszych klientów atmosferą nadmiaru powagi. Takie rozwiązania polecane są raczej w firmach tradycyjnie kojarzących się z prestiżem i wytężoną pracą umysłową, np. w kancelariach prawniczych czy gabinetach psychologicznych.
Powierzchnia biura
W dużej mierze to od zasobności finansowej i możliwości logistycznych zależy, jaką powierzchnię przeznaczymy w firmie dla potrzeb działu obsługi. W przypadku, gdy dysponujemy lokalem o niezbyt dużych parametrach, musimy się nastawić na zastosowanie minimalistycznych rozwiązań. Koniecznie rezygnujemy wówczas z dominującej w pomieszczeniu lady, a miejsca do prowadzenia rozmów wyposażamy w jak najlżejsze meble. Dodatkowo ograniczamy do minimum obecność w pokoju różnego rodzaju ozdobników i akcesoriów. Wszystko po to, by klient nie czuł się przytłoczony duszną atmosferą i mógł choćby nieświadomie odczuwać przyjemność przebywania w optycznie przestronnym pomieszczeniu. Na cięższe meble i ladę, która najbardziej znacząco oddziałuje na charakter kontaktów będziemy sobie mogli pozwolić jedynie w sytuacji, gdy powierzchnia lokalu jest odpowiednio duża.
Specyfika kontaktów
Do rozważenia pozostaje kwestia, czy decydujemy się na wyposażenie biura obsługi klientów w ladę oddzielająca w praktyce naszych gości od pracowników, czy też wyposażymy je w wygodne stoliki i krzesła bądź fotele. Ogromną rolę przy tym wyborze odgrywa charakter kontaktów z klientem. Lada jest właściwszym rozwiązaniem w sytuacji gdy do naszej firmy przychodzi wiele osób, za to czas tych wizyt nie jest zbyt długi. Rozmowy przy stolikach bądź biurkach powinny być natomiast prowadzone wówczas, gdy na spotkanie z klientem musimy przeznaczyć więcej czasu niż przysłowiowy kwadrans.
Znaczenie klienta
W dużej mierze to jaką firmę reprezentujemy rzutuje również na specyfikę najczęściej nas odwiedzających klientów. I to w sumie charakter klientów wpływa na rodzaj umeblowania pomieszczenia biura obsługi. Zauważmy, że prowadząc salon usług komputerowych czy telefonicznych możemy pozwolić sobie na montaż obrotowych podwyższanych fotelików przy ladzie. Nasi klienci bez oporów zaakceptują takie rozwiązanie i będą się czuli u nas swobodnie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy odwiedzają nas ludzie starsi, nierzadko z ograniczającymi ruch dolegliwościami. Wówczas, biorąc takie uwarunkowania pod uwagę, postawmy na meble bardziej tradycyjne.
Komfort użytkowania
Nie trzeba chyba nadmiernie akcentować potrzeby takiego urządzenia lokalu, by klienci użytkujący meble odczuwali należny im komfort. Postarajmy się jednak pomyśleć także o pracownikach. Oni także powinni korzystać z dobrej jakości siedlisk i biurek, choćby po to, by klienci mieli możliwość prowadzenia rozmów z osobami zdrowymi i zadowolonymi z wykonywanej dla nich pracy. Przed montażem mebli pomyślmy również o odpowiednim zabezpieczeniu przewodów elektrycznych czy telekomunikacyjnych, tak by całe biuro nie utonęło w gąszczu kabli. W bezpośrednim sąsiedztwie stanowisk roboczych niewątpliwie powinny się również znaleźć szafki z łatwo dostępnymi dokumentami i niezbędny sprzęt informatyczny. Myśląc o komforcie pracy i miłej obsłudze klienta warto również przemyśleć montaż klimatyzacji bądź urządzeń wentylujących powietrze.
Pamiętajmy o szczegółach
Nie zapominajmy o innych szczegółach, które pomogą nam w zaskarbieniu sympatii klientów. Mamy tu na myśli na przykład zapewnienie wygodnych foteli dla oczekujących w poczekalni, wygospodarowanie kącika dla dzieci, udostępnienie napojów z dystrybutorów czy postawienie przy drzwiach wieszaka na ubrania.
Sprawdź naszą ofertę – meble recepcyjne
