Wraz z początkiem wiosny w wielu domach rozpoczyna się gruntowne sprzątanie, warto zatem wykorzystać motywację także do uporządkowania swojego miejsca pracy. Sterta zalegających dokumentów, papierki po przekąskach, zużyte długopisy i połamane ołówki, karteczki porozrzucane po całym biurku, nie sprzyjają dobrej organizacji pracy. O ile o czystość biura, podłóg, toalety i innych rzeczy może zadbać wynajęta firma sprzątająca, to porządek na biurku i w dokumentacji należy do obowiązków pracownika.
Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej to pracodawca odpowiedzialny jest za utrzymanie pomieszczenia pracy w czystości i porządku. W większości firm do tego zadania wynajęta jest profesjonalna firma sprzątająca. Pracownik może uszkodzić powierzchnię blatu lub sprzęt elektroniczny nie wiedząc, w jaki sposób i przy użyciu jakich środków go wyczyścić. Do wyczyszczenia jednego biurka z komputerem potrzeba nawet kilku rodzajów ścierek i detergentów. Jednak ani pracodawca, ani firma porządkowa nie będzie układać i kompletować istotnych dla podwładnego czy firmy dokumentów. Wielu pracowników wychodzi z założenia, że po co sprzątać skoro takimi rzeczami zajmuje się sprzątaczka. Powinno się jednak ułatwić jej pracę i na przykład wychodząc z biura, warto umyć brudny kubek i talerz po jedzeniu i usunąć z biurka zbędne rzeczy.
porzadkowanie dokumentacji
Rosnącą stertą dokumentów pracownik musi zająć się osobiście. Należy przejrzeć całą zawartość biurka i szafek, by nie pominąć żadnych istotnych dokumentów. Utrzymaniu wysokiej jakości stanowiska pracy służy technika 5S – podstawowe narzędzie Lean Manufacturing i Lean Management dotyczące właściwej organizacji środowiska pracy oraz podnoszące wydajność pracy. Technika 5S polega na wykonaniu pięciu kroków w kolejności: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina.
Sortowanie polega na usunięciu ze stanowiska pracy wszystkiego, co niepotrzebne. W tym celu najlepiej przygotować kilka pustych kartonów. Pierwszy na rzeczy niepotrzebne i śmieci, które tylko zajmują miejsce, a nie mają większego znaczenia dla wykonywanych obowiązków. Drugi karton warto przeznaczyć na ważne dokumenty, papiery i inne istotne przedmioty. Trzeci – na rzeczy, które w przyszłości mogą nam lub innemu współpracownikowi się przydać. Na powierzchni biurka powinno znaleźć się tylko to, co jest niezbędne na co dzień, resztę należy albo wyrzucić, albo schować w miejscu, gdzie nie będzie nikomu przeszkadzało. Warto także przejrzeć pliki znajdujące się na komputerze – niektóre z nich z pewnością niepotrzebnie zajmują miejsce na dysku.
porzadek w biurze
Kolejnym krokiem do utrzymania ładu w pracy jest systematyka. Należy odkładać rzeczy na miejsce, dokładnie opisać każdy segregator czy uporządkować dokumenty. Następnym etapem jest sprzątanie. Nie dotyczy ono gruntownego sprzątania – powinno polegać na codziennym posprzątaniu stanowiska pracy na koniec dnia. Każdy pracownik powinien pozmywać po sobie brudne naczynia i posprzątać dokumenty z biurka. Przedostatni krok dotyczy standaryzacji. Wprowadzenie pewnych standardów rozmieszczenia, numerowania, czy oznaczania niektórych rzeczy w firmie ułatwia utrzymanie ładu w biurze. Ostatnim krokiem metody 5S jest samodyscyplina, czyli stosowanie powyższych kroków.
Jak pokazują badania, porządek w miejscu pracy wpływa na efektywność pracowników – ci, którzy na swoich biurkach oraz w dokumentach mają nieporządek, poświęcają nawet 2 godziny dziennie na szukanie potrzebnych dokumentów oraz innych przedmiotów, typowych dla miejsca pracy. Warto też pamiętać, że wygląd stanowiska pracy wpływa na to, jak pracownik zostaje odbierany przez klientów oraz pracodawcę, co często decyduje o tym, czy na przykład w przyszłości ma on szansę na awans.
