Wysokiej jakości meble, wygodne fotele dla pracowników, ciekawa aranżacja – czy to wystarczy do poczucia komfortu? Przestrzeń w biurze ma kilka aspektów – dla pracowników: aby w firmie mieli komfortowe warunki do pracy, dla klientów: aby przychodząc do siedziby firmy czuli się dobrze. W związku z tym istotny jest nie tylko zakup nowych mebli, ale także odpowiedni ich wybór i ułożenie w taki sposób, aby naturalnie komponowały się z otoczeniem i, przede wszystkim – żeby korzystający z nich czuli się komfortowo.
Proksemika – definicja
Fundamentem do zrozumienia tych aspektów jest poznanie definicji proksemiki – jest to nauka na pograniczu psychologii i antropologii, zajmująca się między innymi wpływem relacji przestrzennych między osobami a otoczeniem materialnym na relacje psychologiczne, komunikację. Innymi słowy – jak otaczająca przestrzeń (biurka, szafki, krzesła itp.) wpływa na szeroko pojęte relacje międzyludzkie.
Komunikacja proksemiczna w biurze
Pierwszym elementem, na który patrzy potencjalny klient, przyjeżdżający do firmy jest cały budynek, a potem wejście. Ważne, aby już na starcie czuł się komfortowo, np. nie musiał pokonywać zbyt wielu schodów. Następnie udaje się do sekretariatu bądź recepcji – przyjazne kolory, harmonijne ułożenie mebli pozytywnie nastawi go przed spotkaniem. Jeżeli zdarza się, że klienci muszą czekać warto zastanowić się nad zorganizowaniem poczekalni, pamiętając np. żeby krzesła w niej nie były ustawione tyłem do siebie, co powoduje zwiększenie dystansu między czekającymi.
Proksemika w biurze
Ważne, żeby tak zaprojektować biuro, aby w jednym pokoju nie pracowało zbyt wiele osób, jak np. w przestrzeniach open space bez żadnych ścianek działowych. Może to wpływać na wprowadzanie dyskomfortu pracy poprzez brak prywatnej strefy. Istotne jest też, aby meble i sprzęt były ustawione tak, aby korzystanie z nich nie powodowało uszczerbku na zdrowiu (zgodnie z wymogami prawnymi). Pozwoli to pracownikom na pracę w komfortowych warunkach i lepsze samopoczucie. W pomieszczeniach, gdzie mają odbywać się rozmowy warto pamiętać o rozstawieniu krzeseł – ustawienie pod kątem a nie na wprost jest mniej konfrontacyjne. Kolory ścian powinny być raczej stonowane, bez ostrych czy zbyt ciemnych barw, które nastawiają ponuro.
Przestrzeń biurowa a proksemika – podsumowanie
Harmonijne zagospodarowanie przestrzeni biurowej jest pierwszym krokiem w tworzeniu pozytywnego wizerunku firmy. Mebli nie wymienia się codziennie, dlatego warto zwrócić się o pomoc do specjalistów, którzy mają doświadczenie w zarządzaniu przestrzenią. Pozwoli to zorganizować biuro w taki sposób, aby budziło pozytywne emocje zarówno wśród klientów jak i pracowników.
