Porządek na biurku – od czego zacząć

Schludne biurko jest sprzymierzeńcem wydajniejszej pracy. Jeśli w miejscu pracy panuje porządek, nie marnuje się czasu na szukanie potrzebnych dokumentów czy akcesoriów. Mówi się, że chaos na biurku to chaos w głowie, jednak są sposoby, aby nad nim zapanować. Gdy odnajdywanie jakiejkolwiek rzeczy znajdującej się na biurku zabiera już na prawdę sporo czasu, to znak, że za jego uporządkowanie trzeba zabrać się już teraz, nie przekładając tego zadania na dzień następny.

Od czego zacząć? Pierwszym krokiem powinna być segregacja przedmiotów – na te przydatne i te, które już do niczego nie są potrzebne. Tymi drugimi są m.in. wszelkie przypomnienia o zadaniach, które zostały już zrealizowane. Na biurku powinny zostać tylko najpotrzebniejsze rzeczy, czyli komputer lub laptop oraz stojak na długopisy i inne istotne akcesoria biurowe. Inne przedmioty, z których nie korzysta się na co dzień powinny znaleźć się w odrębnym miejscu, poza zasięgiem wzroku, aby niepotrzebnie nie rozpraszały.

Kluczową rolę podczas porządkowania firmowego biurka są oczywiście dokumenty. Należy zdecydować, które z nich zachować, które schować do segregatora, a które wyrzucić. Ład w dokumentach to najważniejsza kwestia w organizacji pracy własnej. Aby wartościowe papiery nie zawieruszyły się w nieodpowiednim dla nich miejscu, trzeba umieścić je w oznaczonych segregatorach lub teczkach. Przekładanie ich z miejsca na miejsce nie jest najlepszym pomysłem. Takie praktyki prowadzą najczęściej do ich zagubienia.

Jedną z pomocnych metod przy organizacji firmowej dokumentacji jest zastosowanie rozwiązania tzw. 43. folderów/teczek. W ten sposób układa się dokumenty z zadaniami, które są do wykonania w przyszłości. Natomiast te, które zostały już zrobione znajdują swoje miejsce w odpowiedniej teczce, przez co w sposób regularny są one segregowane. 12 z 43 teczek opisuje się nazwami miesięcy, pozostałe – numeruje się kolejno od 1 do 31.

W ten sposób aktualny miesiąc jest podzielony na poszczególne dni i każdej teczce zamieszcza się tylko te papiery, którymi trzeba zająć się w tym konkretnym dniu. Taka organizacja znacznie ułatwia pracę tym osobom, które nie potrafią sobie rozplanować działań bez takich zastosowań. System 43. folderów można zastosować w formie segregatora, szuflady z teczkami lub teczki z przekładkami.

Jednak nieład często nie panuje wyłącznie w dokumentach. Uwagę należy również poświęcić innym przedmiotom. Powszechnym problemem są właśnie karteczki samoprzylepne. Warto zrezygnować z naklejania ich w rozmaitych miejscach, ponieważ szybko się odklejają i brudzą, co wygląda nieestetycznie. Zaleca się korzystać z bardziej nowoczesnych rozwiązań, takich jak elektroniczny kalendarz czy tablica z diodami LED, na której napis będzie odblaskowy, co nie pozwoli go przeoczyć.

W przypadku przybornika warto zostawić 3 działające długopisy, a resztę oddać komuś, kto ich potrzebuje lub schować. Kolejną ważną zasadą jest wystrzeganie się spożywania posiłku przy biurku.

W ten sposób uniknąć można okruszków czy brudnych śladów po kubkach, talerzach oraz pozostawiania ubrudzonych naczyń czy papierków na blacie. Warto zrobić sobie przerwę i skonsumować posiłek na stołówce czy kafeterii. Na biurku może się znaleźć dodatek, który je spersonalizuje. Jest nim ramka ze zdjęciem bliskiej osoby. Jego obecność może znacznie umilić pracę, jednak takie akcesorium może również rozpraszać uwagę pracownika.

Aby porządkowanie biurka weszło pracownikowi w nawyk, warto wygospodarować sobie chwilę każdego dnia, najlepiej o stałej godzinie. Aby nie zapomnieć o tej czynności można ustawić sobie przypomnienie, np. w telefonie, które da znać, że nadeszła pora sprzątania. Jednak najlepiej jest to robić pod koniec czasu pracy, by następnego dnia zacząć pracę w schludnym, dobrze zorganizowanym miejscu. Po pewnym czasie takie porządki staną się codziennym rytuałem, a pracownik będzie mógł w skupieniu zająć się swoimi zadaniami.

Przeczytaj także:  Jak dbać o meble biurowe?