Organizacja biura: Praktyczne rozwiązania i meble do przechowywania dokumentów

19 października, 2023

Jak przechowywać dokumenty, aby wybrane rozwiązania były praktyczne, a jednocześnie estetyczne? Dlaczego warto zadbać o nowoczesne systemy modułowe do przechowywania dokumentacji? Porządek w dokumentach to podstawa. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od profilu swojej działalności, ma pewną ilość dokumentacji, która wymaga odpowiedniego skategoryzowania, a następnie umieszczenia w konkretnym miejscu w biurze. Przechowywanie dokumentów księgowych, a dodatkowo również wszelkich umów to odpowiedzialna kwestia, której nie należy pozostawiać przypadkowi.

Jakie są sposoby na przechowywanie dokumentów w biurze?

Zaleca się, aby ważne dokumenty przechowywane były w odpowiednio do tego przygotowanych segregatorach i teczkach. Przydatne w tym celu okażą się koszulki foliowe, segregatory z wkładkami umożliwiającymi precyzyjne opisanie konkretnych dokumentów. W sklepach z papierniczym wyposażeniem biurowym bez problemu znajdziemy wiele rozwiązań usprawniających opisywanie dokumentacji.

Następnie mogą być one zamykane w pudełkach na dokumenty i pudełkach archiwizacyjnych. Część dokumentów, która wymaga przechowywania, ale niekoniecznie jest wykorzystywana na co dzień, jak np. dokumenty księgowe z lat ubiegłych, nie musi być przechowywana „na widoku” i do tego celu warto wygospodarować osobne pomieszczenie z regałami biurowymi. Ważną cechą takich regałów jest ich stabilność i możliwość udźwignięcia wielu kilogramów: jedno pudełko archiwizacyjne potrafi ważyć kilkanaście kilogramów. Tego typu meble powinny posiadać dodatkowe zabezpieczenia umożliwiające przytwierdzenie ich do ścian lub podłogi, co zapewni dodatkową stabilność i przez to bezpieczeństwo dla pracowników.

Przechowywanie dokumentów, które na co dzień są sprawdzane i wykorzystywane do bieżącej pracy, powinno umożliwiać ich łatwe znalezienie i wielokrotne wyciąganie. W tym celu najlepiej sprawdzają się komody z szufladami ułatwiającymi przeglądanie po fiszkach. Tego typu systemy modułowe ułatwiają aranżację biura, jak również codzienną pracę. Do tego doskonale się prezentują! Z tego rozwiązania najczęściej korzysta się w bankach, urzędach, jak również gabinetach lekarskich. Niektóre komody tego typu posiadają dodatkowe zabezpieczenia uniemożliwiające dostanie się do dokumentacji osób nieuprawnionych.

Szafka pomocnik SPATHIO

Szafy biurowe SPATHIO

Dlaczego odpowiednie przechowywanie dokumentów jest tak ważne?

Szafy biurowe, odpowiednio przystosowane do przechowywania dokumentów są nie tylko estetycznym wyposażeniem wnętrza, ale przede wszystkim konkretnym wsparciem w wywiązywaniu się z obowiązków, jakie na przedsiębiorców nakłada ustawodawca oraz przepisy dotyczące konkretnych przedmiotów działalności.

Porządek w dokumentach jest konieczny do spełnienia obowiązków wynikających z prawidłowego prowadzenia księgowości, a dodatkowo ułatwia codzienną pracę i zarządzanie firmą. Wciąż nie wszystkie dokumenty są i mogą być przechowywane jedynie w wersji cyfrowej, dlatego posiadanie stosownych rozwiązań jest niezbędne w każdym przedsiębiorstwie: począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, poprzez biura księgowe, na urzędach skończywszy.

Więcej o segregowaniu dokumentów księgowych: Porządkowanie dokumentów w biurze rachunkowym

Porządkowanie dokumentów na przykład w biurze rachunkowym powinno być poprzedzone gruntowną analizą, jakie są aktualne przepisy dotyczące przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Aktualnie obowiązujące prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania części dokumentów przez co najmniej pięć lat: w niektórych przypadkach związanych z księgowością spółek i firm może być to okres znacznie dłuższy. Nie dotrzymanie tego obowiązku może grozić surowymi karami i konsekwencjami prawnymi. Dlatego wygospodarowanie odpowiedniej przestrzeni dla dokumentów nie jest jedynie kwestią wygody, ale również spełnianiem obowiązków nakładanych na pracodawcę przez ustawodawcę.

Locker-Plus-szafki-skrytkowe

Locker-Plus-szafki-skrytkowe

Bezpieczny sposób na przechowywanie dokumentów w biurze

Do licznych cech profesjonalnych mebli biurowych zalicza się możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentacji. Każda firma wymaga tego typu mebli. Zazwyczaj jeśli nie ma możliwości i potrzeby wydzielenia osobnego pomieszczenia na dokumentację, do tego celu wykorzystuje się schowki, wnęki i inne nieużywane na co dzień przez pracowników miejsca. W tym celu świetnie sprawdzają się dobrej jakości meble biurowe, które w kreatywny sposób są w stanie praktycznie zaangażować każdą przestrzeń.

Szafy biurowe mogą mieć drzwi otwierane w sposób klasyczny, ale również przesuwne. Dodatkowo bywają także regały otwarte z elementami zamykanymi na klucz: szufladami czy dodatkowymi wkładami o funkcji sejfu, które umieszcza się wewnątrz szaf. Rozwiązania modułowe są bardzo estetyczne i praktyczne: każdy jest w stanie samodzielnie stworzyć dopasowaną do swoich potrzeb szafę biurową, która pozwoli przechowywać w optymalny sposób dokumentację.

Meble biurowe TORO-szafy

Meble biurowe TORO-szafy

Rozwiązania modułowe są wybierane zarówno przez przedsiębiorstwa, w których dokumentacja jest jednym z podstawowych przedmiotów pracy (biura rachunkowe, kancelarie prawnicze i notarialne, banki), ale także mniejsze firmy, które chcą w optymalny sposób wykorzystać dostępną przestrzeń i dodatkowo mieć pewność, że ich dokumentacja jest uporządkowana w prawidłowy sposób.

Zainteresował Cię ten temat? Zobacz: Cechy profesjonalnych mebli biurowych.

Jak dobrać odpowiedni system biurowy do przechowywania dokumentów?

Kontenery, szafy biurowe i regały, w których przechowywane są poufne dokumenty, najlepiej jest umieszczać w dyskretnej lokalizacji. Zaleca się, aby dostęp do tych mebli wraz z zawartością był maksymalnie utrudniony dla wszystkich niepowołanych osób. W przypadku szczególnie newralgicznej dokumentacji, dobrze jest zabezpieczyć meble dodatkowo zamykając je w pokoju na klucz, lub wybierając systemy umożliwiające zamontowanie zamka.

Niektóre meble tego typu posiadają zabezpieczenia ułatwiające przechowywanie istotnej dokumentacji: zazwyczaj są to tradycyjne zamki, ale także szyfrowe. Część mebli może mieć także wzmocnienia antywłamaniowe i być wykonana z ognioodpornych materiałów. Takie rozwiązania są najlepsze w miejscach, w których dokumentacja jest trudna do odtworzenia i nie jest przechowywana w wersji cyfrowej: kancelariach notarialnych, biurach rachunkowych, urzędach.

Wybierając meble biurowe do przechowywania dokumentów szczególnie istotne jest zwrócenie uwagi na następujące elementy:

  • pojemność danego mebla. Jeśli wiemy, że dokumentacja w naszej firmie przyrasta w bardzo szybkim tempie, będziemy potrzebować ogromnego zaplecza biurowego i wsparcia w postaci przestronnych szaf. Dla niewielkich przedsiębiorstw, nie gromadzących aż tak wiele dokumentacji, wystarczy niewielka komoda czy szafa biurowa. W przypadku pojemności nie bez znaczenia jest również kwestia udźwigu poszczególnych elementów mebla.
  • bezpieczeństwo. Przechowywanie oryginałów faktur nie jest związane z koniecznością ich szczególnego chronienia, ale już np. dane osobowe pracowników, wyniki finansowe firmy i dane personalne klientów to kluczowe informacje, które powinny być pieczołowicie przechowywane w niedostępny dla niepowołanych osób sposób.
  • estetyka. Meble biurowe nie muszą przypominać regałów z magazynów! Wręcz przeciwnie, nowoczesne propozycje, włącznie z szafami ogniotrwałymi, są bardzo atrakcyjne wizualnie i stanowią również ozdobę każdego pomieszczenia biurowego, w którym się znajdują. W przypadku szaf biurowych, dobrze jest stawiać na rozwiązania uniwersalne, które będą pasować do różnych mebli. W ten sposób przy renowacji biura i zmianie wystroju nie będzie konieczna wymiana sposobu przechowywania dokumentacji. Szafy modułowe o prostych, minimalistycznych kształtach i w stonowanej kolorystyce doskonale komponują się z dowolnym stylem mebli biurowych.

Znalezienie idealnych mebli biurowych bywa wyzwaniem, ale jeśli poświęci się na proces aranżowania przestrzeni odpowiednią ilość czasu, urządzone biuro będzie doskonale sprawować się przez długie lata. A porządek w dokumentach znacznie usprawni pracę, co będzie rekompensatą za trud włożony w przygotowanie funkcjonalnej, praktycznej i ergonomicznej przestrzeni do pracy.

Przeczytaj kolejny artykuł: Zachowaj porządek w dokumentach firmowych 

Oceń wpis!

Kliknij na gwiazdkę, aby ocenić

Średnia ocena 5 / 5. Liczba głosów: 1

Brak głosów do tej pory! Bądź pierwszym, który oceni ten post.