Meble pracownicze, z pozoru elementy tylko użytkowe, w rzeczywistości są czymś dużo więcej. Rodzaj i dobór mebli może powiedzieć dużo o samej firmie i jej pracownikach. Meble fantazyjne, o awangardowej formie i ciekawej kolorystyce, wskazują na niekonwencjonalny sposób myślenia i dużą indywidualność. Meble tradycyjne, funkcjonalne, wskazują natomiast na profesjonalizm. Meble o konserwatywnym, jednak szlachetnym kształcie i nowoczesnej formie, nasuwają skojarzenia z elegancją.
Meble pracownicze mają za zadanie wytworzyć komfortowe warunki pracy, by poprawić efektywność pracowników. Ważne jest takie zaprojektowanie pomieszczenia biurowego, by panowała w nim atmosfera sprzyjająca skupieniu się. Tradycyjne meble pracownicze mają prostokątny kształt. Jest to kształt praktyczny zwłaszcza w małych pomieszczeniach, gdyż pozwala na ich racjonalne zagospodarowanie. Natomiast biurkami o okrągłych blatach lepiej operować w pomieszczeniach o większej powierzchni. Ważne jest odpowiednie ustawienie biurka względem okna. W przypadku osób praworęcznych źródło światła powinno znajdować się z lewej strony, dla leworęcznych – z prawej. Uwagę należy zwrócić na dobranie optymalnego rozmiaru mebli, bo zapewnić komfort pracy i uzyskać odpowiednią aranżację biura.
Ergonomiczna konstrukcja mebli podnosi komfort pracowników, a meble wykonane z wysokiej jakości materiałów zapewniają wieloletnią trwałość. Aranżując pomieszczenia biurowe, należy zapewnić pracownikom odpowiednie warunki. Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. na każdego zatrudnionego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia i co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniego klimatu powietrza.
Istotne w pracy biurowej są fotele. Muszą być bardzo wygodne, co związane jest z siedzącym trybem pracy. Długotrwała praca w niezmienionej pozycji wymaga odpowiedniego dostosowania fotela do cech anatomicznych użytkownika, do czego odpowiednie są fotele o wielostopniowej regulacji, z podłokietnikami i wysokim oparciem, o obiciu z wysokiej jakości, przepuszczającej powietrze tkaniny.
Meble pracownicze w pomieszczeniach biurowych powinny charakteryzować się lekką konstrukcją, zapewniać dobrą używalność. W przeciwieństwie do gabinetowych komód, w pomieszczeniach pracowniczych stawia się nacisk na praktyczne regały i szafy, w których można przechowywać dokumenty, mając do nich łatwy dostęp.
Właściwie dobrane meble pracownicze mogą uczynić pracę lżejszą, złagodzić stres, ograniczyć wpływ czynników niekorzystnych. Odpowiednie dostosowanie mebli może mieć także oczywisty wpływ na zdrowie pracowników. Stół zapewniający odpowiednią odległość wzroku od monitora ogranicza powstawanie wad wzroku, a także zmniejsza zmęczenie oczu. Właściwy do rodzaju zajęć dobór blatów, regałów i półek ułatwia organizację pracy i sprawia, że może być ona wykonywana lżej, przy mniejszym napięciu.
Warunki, jakim powinny podlegać stanowiska pracownicze wyposażone w monitory reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1988 r. w sprawie sprawie higieny pracy i bezpieczeństwa. Można dowiedzieć się z niego, że ważne jest dobranie odpowiednich monitora i klawiatury, zapewniających dobre warunki pracy. Powinny one spełniać warunki takie jak:
- znaki na ekranie powinny być wyraźne,
- jaskrawość i kontrast powinny być łatwe do regulowania,
- ekran powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr,
- konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych przy pracy,
- konstrukcja stołu powinna zapewniać dogodne ustawienie elementów wyposażenia.
Forma i kolorystyka mebli powinna być zróżnicowana ze względu na charakter pomieszczenia. W standardowych pomieszczeniach biurowych należy unikać stosowania większych płaszczyzn kolorystycznych jaskrawych i intensywnych, meble powinny być matowe, by uniknąć odbijania światła. Jaskrawe kolory działają pobudzająco, ale przy dłuższej pracy męczą i dekoncentrują. Ciemne kolory pochłaniają światło i zaciemniają pomieszczenie. Korzystne są jasne, pastelowe i ciepłe kolory.
