Organizacja konferencji to nieodłączny element działalności licznych, o ile nie większości, firm. Uczestnicy tego typu wydarzeń mają okazję zapoznać się z nowymi trendami występującymi w branży. Mogą również wymieniać się wiedzą, dzielić spostrzeżeniami, wynikami swoich działań i przedstawiać pomysły na usprawnienie podejmowanych aktywności. Tematyka konferencji zależy od doraźnych potrzeb oraz przyjętej koncepcji rozwoju przedsiębiorstwa. Ustalenie zakresu tematycznego to zaledwie jedna spośród wielu kwestii, o które należy zadbać. Oto zasady, a właściwie etapy, których stopniowa realizacja pozwala zorganizować konferencję doskonałą.
1. Określenie tematyki
Każda konferencja ma swoją „oś tematyczną”, która wyznacza porządek i rytm. Dzięki ustaleniu zakresu rzeczowego można ustawić kolejność wystąpień tak, by wszystkie wygłaszane treści układały się w spójną całość. Zapraszając prelegentów, warto jednocześnie poprosić o wskazanie tematu wystąpienia. Lista tematów jest niezbędna na etapie układania harmonogramu konferencji. Program, który trafia do uczestników, powinien być kompletny i precyzyjny. Dzięki temu uczestnicy, również ci, którzy nie występują, mogą zaplanować swój dzień.
2. Opracowanie koncepcji i ustalenie budżetu
Organizując konferencję, uwzględnia się nie tylko wystąpienia poszczególnych prelegentów. Należy brać pod uwagę również przerwy, które pozwalają odzyskać świeżość umysłu. Na etapie opracowywania koncepcji ustala się np., czy w harmonogramie będzie przewidziana przerwa obiadowa. Jeśli tak, konieczne jest zamówienie cateringu, przygotowanie pomieszczenia, w którym można będzie wygodnie zjeść, wypić kawę itd. W niemniejszym stopniu liczy się również finansowa strona całego przedsięwzięcia. Określenie budżetu wymaga wyodrębnienia poszczególnych wydatków, takich jak np. zaprojektowanie i wydruk materiałów, skorzystanie z usług firmy cateringowej, zakup lub wynajem dodatkowego sprzętu itd. Właściwe oszacowanie kosztów ma ogromne znaczenie.
3. Wybór i adaptacja pomieszczenia
Aby konferencja przebiegła sprawnie, konieczne jest właściwe przygotowanie sali lub sal, w których odbędzie się spotkanie. Kluczowe znaczenie ma rozkład wnętrz, jednak nie można zapominać również o tak ważnych elementach wystroju, jakimi są meble biurowe. Sprzęty, które znajdują się w sali konferencyjnej, powinny być nie tylko reprezentacyjne – nie mniej ważna jest wszak ich funkcjonalność. W zależności od tego, ile miejsca ma się do swojej dyspozycji, można zdecydować się na meble „stacjonarne” lub składane. Konieczne jest również rozstrzygnięcie kwestii technicznych. Kable, projektor, nagłośnienie, przejściówki – to niezbędne elementy wyposażenia sali konferencyjnej, które musi zapewnić organizator.
Stol konferencyjny EDO
Stoły LINK z uchylnym blatem
Stoły składane mobilne
4. Przygotowanie materiałów
Ustalenie tematyki konferencji czy zaproszenie prelegentów – to czynności, które wykonujemy na początku realizacji przedsięwzięcia. Po uzyskaniu odpowiedzi od uczestników można przystępować do realizacji kolejnych zadań, takich jak np. przygotowanie i wydruk materiałów. Chodzi m.in. o plan spotkania, broszury, ulotki, identyfikatory, plakaty itd. Warto zająć się tym na tyle wcześnie, by móc nanosić ewentualne poprawki. To niezwykle ważne, by w materiałach konferencyjnych znajdowały się aktualne informacje. Umiejętność przewidywania to jeden ze wskaźników profesjonalizmu organizatora.
5. Archiwizacja konferencji i ocena końcowa
Podczas spotkań branżowych, takich jak np. konferencje, pada wiele ważnych słów. Zapamiętanie lub zanotowanie ich wszystkich jest niemożliwe. Aby utrwalić przebieg zgromadzenia, warto nagrywać, filmować i fotografować. Może zajmować się tym pracownik firmy lub fachowcy z zewnątrz. Dzięki outsourcingowi można sprawić, że konferencja stanie się w pełni profesjonalnym wydarzeniem. Decydując się na wydanie materiałów pokonferencyjnych, należy zadbać o ich spisanie, zredagowanie i opublikowanie. Konieczne jest również pozyskanie środków na ten cel. Po zakończeniu konferencji nadchodzi czas na ewaluację. Warto ocenić przebieg spotkania i uczciwe ustalić, co i w jakim stopniu udało się zrealizować, a nad czym należy pracować.
Aranżacja przestrzeni, czyli zapewnienie odpowiednich mebli do biura i sprzętów, wysyłanie zaproszeń, opracowywanie materiałów – istnieją liczne kwestie, o które koniecznie trzeba zadbać. Organizując konferencję, warto wykazywać zaangażowanie. Dzięki pracowitości i umiejętności przewidywania możemy sprawić, by wszystko przebiegało sprawnie – bez dłużyzn, przestojów oraz innych czynników, które uniemożliwiają koncentrowanie się na tym, co najważniejsze, tzn. na treści. Konferencja nie powinna być dla uczestników przykrym obowiązkiem, ale okazją zdobywania cennej wiedzy branżowej.
Zobacz również: Krzesła konferencyjne z pulpitem – sposób na usprawnienie szkoleń i spotkań
