Często zdarza się tak, że w firmie pracują osoby wykwalifikowane w swojej branży, natomiast brak komunikacji między nimi powoduje, że nie odnoszą sukcesów na miarę swoich możliwości. Przyczyną tych niepowodzeń może być słaba komunikacja bądź jej zupełny brak. Może się tak dziać między poszczególnymi osobami, ale także między całymi działami, które ze sobą współpracują. Komunikacja w przedsiębiorstwie jest podstawą do otrzymywania zadowalających rezultatów.
Poprawa komunikacji w firmie niekoniecznie musi się wiązać z dużymi nakładami finansowymi, ani kolejnym stosem dokumentów. To kwestia stworzenia odpowiedniego systemu komunikacji, który pozwoli na sprawne przekazywanie informacji między zainteresowanymi. W firmach, które zajmują się sprzedażą bywa, że sprzedawcy są niedostatecznie informowani np. o stanie magazynu co skutkuje tym, że klient bardzo długo musi czekać na towar. Wystarczyłoby zatrudnić osobę, która zajmowałaby się koordynacją między magazynem a grupą sprzedawców i na bieżąco informowałaby o tym, co jest dostępne i w jakim terminie. Można by również stworzyć wewnętrzną elektroniczną platformę komunikacji, w której przekazywane byłyby bieżące informacje. W przypadku sprzedaży, korzystnym rozwiązaniem jest również tworzenie raportów np. tygodniowych, bądź miesięcznych, pozwalających monitorować efekty pracy, co przekłada się na sprawniejsze zarządzanie posiadanymi zasobami.
Zdarza się, że przepływ informacji jest kiepski, ponieważ informacja przekazywana jest przez zbyt wielu ludzi, którzy ją nieco modyfikują. Dobrym przykładem jest szef dużej firmy, który mówi dyrektorowi, że należy poszukać oszczędności. Ta informacja trafia do kierownika, potem jeszcze dalej, a odbiór „szeregowych” pracowników jest taki, że będą zwolnienia. Można by temu zapobiec poprzez wyznaczenie jednej osoby, która miałaby przekazać informacje zainteresowanym, aby nie tworzyć „łańcuszka”, który sprawi, że ostateczna informacja jest bardzo zniekształcona.
Istotnym aspektem komunikacji w firmie jest relacja przełożony – pracownik. Należy pamiętać, aby nie krytykować bezpośrednio człowieka, ale to, co zrobił niepoprawnie i akcentować konkrety, np. „ten projekt jest słaby, ponieważ brakuje w nim pewnych elementów” zamiast „ten projekt pokazał, że jesteś nieudolny”. Podobnie, o wiele lepszy wydźwięk ma zdanie „powinieneś przychodzić do pracy punktualnie – spóźniłeś się w środę i poniedziałek” niż wypowiedź „zawsze się spóźniasz!”.
Mówiąc o komunikacji w firmie należy pamiętać jeszcze o tym, aby osoby, które na bieżąco muszą się ze sobą kontaktować, nie siedziały w różnych pokojach, które dzielą trzy piętra. Przemyślane rozmieszczenie stanowisk pracy również ma wpływ na poprawę wewnętrznej komunikacji. Istotne jest też organizowanie spotkań i konferencji z pracownikami, aby na bieżąco reagować i rozwiązywać pojawiające się ewentualne problemy.
Reasumując, warto właścicielom firm przyjrzeć się komunikacji wewnętrznej w firmie, nie bagatelizując jej znaczenia. Niewielkim kosztem można zaoszczędzić sporo pracy i nerwów pracownikom, a przede wszystkim uczynić pracę bardziej efektywną.
Przeczytaj także: Savoir vivre w biurze – 5 zasad
