Jak zachować porządek w biurze – 6 pomysłów

Jak wiadomo, porządek dookoła to gwarancja porządku w głowie. Jeśli wokół Ciebie wciąż będzie panował chaos i bałagan, ciężej będzie Ci skoncentrować się na swoich obowiązkach i jasno i produktywnie myśleć. Jeżeli pragniesz zwiększyć swoją wydajność oraz utrzymać spokój umysłu, postaraj się zadbać o czystość i ład w biurze. Poznaj 6 sposobów na łatwe utrzymanie porządku w biurze.

1. Niech na Twoim biurku znajdują się tylko te rzeczy, nad którymi aktualnie pracujesz

Sterty niepotrzebnych dokumentów, notatek czy rachunków rozpraszają, odwracając uwagę od tego, czym masz się w danej chwili zająć. Papiery niedotyczące Twojej bieżącej pracy najlepiej odpowiednio posegreguj i schowaj z zasięgu wzroku. Na biurku zostaw laptopa, notes czy długopis i tylko te rzeczy, które są Ci w danej chwili potrzebne. W utrzymaniu porządku pomoże Ci także zamiana standardowych, małych karteczek na jeden, wygodny notes. Zamiast tworzyć setki zapisków, które trudno przechowywać i kategoryzować, zapisuj notatki w zeszycie. Znacznie łatwiej będzie Ci odnaleźć konkretny zapisek, bez problemu porozrzucanych wszędzie dookoła karteczek. Od razu zauważysz, że biurko opustoszało, tworząc idealną przestrzeń do pracy.

2. Odpowiednio dostosowane meble biurowe

W segregowaniu dużej ilości dokumentów i wielu innych przedmiotów, które są nieodłącznym elementem pracy w biurze, pomocne są odpowiednie meble. Biurko wyposażone w pojemne szuflady pozwoli oczyścić blat z niewykorzystywanych w danym momencie rzeczy. Jednocześnie przechowywane w biurku akcesoria wciąż będą znajdować się w zasięgu ręki. Zszywacz, dziurkacz czy zapasowe długopisy posortuj i umieść w odpowiedniej szufladzie. Zbędne przedmioty nie będą dłużej zalegać na biurkach, a w razie potrzeby z łatwością można po nie sięgnąć. Przydatne mogą okazać się także funkcjonalne wieszaki. Gromadzące się na krzesłach kurtki i torby ani nie wyglądają estetycznie, ani nie pomagają w wykonywaniu obowiązków. Nagromadzenie niezwiązanych z pracą przedmiotów powoduje jedynie dekoncentrację. Wszystkie tego typu rzeczy warto umiejscowić na specjalnie do tego przeznaczonych wieszakach, skutecznie oczyszczając miejsce pracy.

Przeczytaj też: Polityka czystego biurka w biurze

3. Teczki i segregatory

W biurze przy natłoku spraw i papierów, nie wystarczą jednak same szuflady. Wszystkie dokumenty, którymi zamierzasz zająć się w późniejszym czasie, precyzyjnie usystematyzuj. To pozwoli Ci później z łatwością je zlokalizować. Pogrupowane papiery umieść w osobnych teczkach lub segregatorach, a następnie odpowiednio je oznacz. Dzięki wykorzystaniu etykiet na segregatorach zaoszczędzisz czas i nerwy podczas poszukiwania potrzebnego dokumentu. Nadaną etykietkę w każdej chwili można zmienić i zaktualizować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dodatkowo estetyczne nalepki czy kolorowe karteczki zapewnią elegancki i modny efekt.

4. Zaplanuj sprzątanie

Dla przykładu postanów sobie, że posprzątasz swoje miejsce pracy na koniec każdego dnia. Następnego dnia rano będzie na Ciebie czekać czyste biurko, gotowe do pracy i do zmierzenia się z nowymi pomysłami. Taki mały, codzienny rytuał pomoże zapobiec stopniowemu narastaniu bałaganu. Widok schludnego biurka pozwoli także zacząć dzień pracy w dobrym humorze i z jasnym, skupionym umysłem. Przekonasz się, że porządek pozytywnie wpłynie na Twoją efektywność.

5. Digitalizuj

Postaraj się przenieść możliwie jak najwięcej dokumentów do komputera. Zamiast drukować, przechowuj je w wersji elektronicznej i w postaci skanów. Możesz też stworzyć specjalne pliki z ważnymi kontaktami i notatkami. Pozwoli Ci to uniknąć narastającej sterty papierów, w której trudno się odnaleźć, a do tego powoduje kłopotliwy bałagan. Dodatkowo dokumenty elektroniczne znacznie łatwiej odnaleźć, zhierarchizować i gromadzić. Namów do tej akcji także innych pracowników. Dzięki temu biuro stanie się wolne od niepotrzebnych kolumn makulatury, a ograniczenie wykorzystania papieru przyczyni się do ochrony środowiska.

6. Postaraj się robić częste, krótkie przerwy w pracy

W jaki sposób przerwy mogą przyczynić się do utrzymania porządku w biurze? Otóż wielogodzinne siedzenie przy biurku sprzyja gromadzeniu się kubków, papierków i innych śmieci oraz niepotrzebnych już dokumentów.  Zanim zdążysz się zorientować, na blacie tworzy przykry bałagan, który coraz bardziej utrudnia skupianie się na wykonywaniu zadań. Rozwiązaniem tego problemu będzie narzucenie sobie systemu regularnych, niedługich przerw. Podczas każdej takiej pauzy znajdź czas na wyniesienie brudnego kubka, wyrzucenie papierków do kosza czy odłożenie nieużywanej już teczki. Brak przerw powoduje także, że drugie śniadanie czy szybki obiad zjadany zostaje przy biurku, nad laptopem i ważnymi dokumentami. W ten sposób zanieczyszczasz swoje miejsce pracy i także sprzyjasz powstawaniu nieładu. System kilku krótkich przerw pozwoli Ci na oderwanie się od komputera i skonsumowanie posiłku z dala od miejsca, które powinno być przeznaczone tylko do pracy. Jeśli zastosujesz się do tych porad szybko zauważysz, że znacznie łatwiej będzie Ci utrzymać porządek w biurze.

Zobacz również:  Jak dbać o meble biurowe?