Jak sprawić, aby Twoi klienci czuli się komfortowo?

Pierwsze wrażenie ma olbrzymią wartość – często właśnie od niego zależy dalszy rozwój interesów i współpracy z kontrahentami.  Oczywiście należy zatroszczyć się również o to, aby klienci zawsze kojarzyli naszą firmę jak najlepiej, co pozwoli zbudować pozytywny wizerunek, który przyciągnie więcej osób zainteresowanych usługami przedsiębiorstwa. Jak tego dokonać? Co zrobić, aby zapewnić partnerom biznesowym poczucie wygody? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Właściwa obsługa klienta – na czym polega?

Niezadowolenie kontrahentów niezależnie od powodów jest najskuteczniejszą antyreklamą, jaką możemy sobie wyobrazić. Wyrządza ona wiele wizerunkowych szkód, które trudno będzie naprawić. Jedna negatywna opinia rozprzestrzenia się niestety, o wiele szybciej niż ta dobra. Żyjemy w czasach digitalowych, co oznacza, że nasi klienci chętnie korzystają z Internetu i mediów społecznościowych. Nie wystarczy już tylko dbać o najwyższą jakość dostarczanych produktów lub usług – równie istotna staje się satysfakcja z zakupów, ogólne pozytywne wrażenie, miło spędzony czas w siedzibie  firmy. Odpowiednia obsługa opiera się więc na kompleksowym szeregu działań, które musimy podjąć, aby każda osoba, która odwiedzi nasze przedsiębiorstwo, czuła się swobodnie i komfortowo. O jakie czynności chodzi? Oto najważniejsze z nich:

• Stosowny dress-code w biurze

W znanym powiedzeniu: „jak cię widzą, tak cię piszą” kryje się sporo prawdy. W kontaktach z klientami musimy zadbać o to, aby zawsze prezentować się schludnie i elegancko. Strój powinien być dopasowany do rodzaju działalności, jaką prowadzimy. Nie należy zbytnio przesadzać z prestiżowym ubiorem, ponieważ może on zanadto dystansować odbiorcę i wprowadzać sztywną atmosferę. Lepiej postawić na tzw. casualową elegancję w biurze – oczywiście wyjątek stanowią poważne spotkania i negocjacje. Inni pracownicy firmy również powinni ubierać się skromnie i gustownie – w taki sposób, aby nie przyciągać uwagi. Wszystkie elementy stroju muszą ze sobą współgrać i tworzyć harmonijną całość, która będzie spójna w odbiorze.

Wyposażenie biura i nowoczesna sala konferencyjna

Kolejną ważną kwestią w dbaniu o samopoczucie klientów jest właściwa aranżacja biura i sali konferencyjnej, w której najczęściej prowadzi się rozmowy i spotkania. Nie ma nic gorszego niż źle zaaranżowane, monotonne pomieszczenie z nieodpowiednim układem mebli, które wprowadzają poczucie chaosu oraz bałaganu. Jak zatem stworzyć pozytywny wizerunek firmy? W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na kolory, które oddziałują na podświadomość człowieka i potrafią wywołać określone emocje. Według specjalistów wykończenie biurowe powinno opierać się na jasnych, ciepłych barwach, które sprawiają, że wnętrza stają się przytulne. W nowoczesnych budynkach przeważnie dominują różne odcienie szarości, biel oraz granat – można urozmaicić je dodatkowo jeszcze innym intensywnym kolorem, np. turkusem lub zielenią.

Kiedy już wybór kolorystyki mamy za sobą, trzeba skupić się na zakupie odpowiednich mebli biurowych. Najlepiej, żeby były one dedykowane do przestrzeni firmowych, wówczas mamy pewność najwyższej jakości. Umeblowanie w przedsiębiorstwie musi być przede wszystkim funkcjonalne i ergonomiczne. Oto kilka naszych propozycji:

W salach konferencyjnych najważniejszymi elementami wyposażenia są: nowoczesny, duży stół oraz wygodne krzesła konferencyjne. Spotkania z kontrahentami potrafią trwać nawet kilka godzin, więc siedzenie w niekomfortowym fotelu może skutecznie popsuć humor. Jeśli wybierzemy meble dedykowane do użytku w salach konferencyjnych, wymienione problemy nie będą nas dotyczyć. Poza tym są one wykonane w ciekawym, niebanalnym designie, który pozwoli stworzyć profesjonalną aranżację.

• Budowanie relacji to długotrwały i wymagający proces

Choć pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, nie można spocząć na laurach, ponieważ stworzenie prawdziwej więzi z klientem wymaga czasu oraz zaangażowania. Każde spotkanie z kontrahentem powinno przebiegać w takiej samej przyjaznej i sympatycznej atmosferze. W czasie trwania rozmów biznesowych dobrze jest, od czasu do czasu pokusić się, o kilka rozluźniających tematów, a także wyrazić zainteresowanie działalnością osoby, z którą prowadzimy interesy. Budowanie wzajemnych relacji to coś więcej niż tylko transakcje i zawodowe spotkania.

• Drobiazgi mają bezpośredni wpływ na dobrą atmosferę

Aby kompleksowo zadbać o poczucie komfortu klienta, trzeba również zatroszczyć się o jego potrzeby i wykazać się gościnnością. Takie drobne czynności, jak zaparzenie kawy, dostarczenie drobnych przekąsek czy organizacja kącika zabaw dla dzieci w poczekalni, mają bardzo duży wpływ na ogólny odbiór zakładu. Pamiętajmy, że jeżeli w firmie na co dzień panuje przyjazny nastrój, a pracownicy lubią się nawzajem, to zdecydowanie łatwiej będzie nam przełożyć te pozytywne wibracje na spotkania z kontrahentami.