Wygląd biura świadczy nie tylko o pozycji firmy na rynku i charakterze jej zewnętrznej działalności. Biuro jest wizytówką przedsiębiorstwa i ukazuje wszystkie jego wewnętrzne aspekty. To, jak miejsce pracy jest zaplanowane i zorganizowane, może świadczyć o relacjach, jakie panują pomiędzy pracownikami a pracodawcą, o hierarchii w firmie, jak też i rodzajach oraz skuteczności komunikacji. Każdy z elementów może wysyłać bardzo trafny komunikat!
Przede wszystkim, warto zwrócić uwagę, jak zaplanowane są pomieszczenia biurowe. Najlepiej odzwierciedlają one charakter hierarchiczny danej firmy. Pomiędzy gabinetami pracowników a gabinetem pracodawcy mogą czasem występować skrajne różnice, a niekiedy są one jedynie minimalne. Jeśli szef zasiada w pokoju o dużej wielkości, niekiedy z dodatkowymi pomieszczeniami, zaś pracownicy mają do swojej dyspozycji jedynie część przestrzeni typu open space, jest to sygnał, że organizacja takiej firmy jest bardzo zhierarchizowana. Szef podkreśla swoją wyższą pozycję. Czasami jego pokój bywa też usytuowany tak, by mógł on obserwować i kontrolować wszystko to, co się dzieje w biurze, np. od szczytu, przy schodach lub na samym środku. Niekiedy jednak pracownicy przebywają w pomieszczeniach podobnych do swojego zwierzchnika, bywa, że wręcz w tym samym pokoju. Takie rozwiązania są jednak stosowane w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie relacje szef-pracownik są bardziej przyjacielskie, a szef pełni nie tylko rolę kontrolera i dyspozytora zadań, ale również uczestniczy w pracach bieżących całego zespołu.
Ważne jest również zagospodarowanie przestrzenią wewnątrz pomieszczenia. Jeśli pokoje są jedno- czy dwuosobowe, przedsiębiorstwo zakłada prawdopodobnie indywidualny charakter pracy. Coraz częściej jednak w jednym pokoju znajduje się cały zespół projektowy. W takich pomieszczeniach zwykle umieszcza się nawet połączone biurka. Taki układ pomieszczenia sprzyja współpracy i pozwala na sprawną komunikację i wymianę pomysłów. Skrajnym wariantem takiego ustawienia są biura na Dalekim Wschodzie, np. w Japonii, gdzie pracownicy mają minimalną przestrzeń indywidualną, usadzeni przy małych biurkach, jeden obok drugiego. Jest to związane z ich tradycyjnym podejściem do kolektywizmu i nie stanowi dla nikogo dyskomfortu. Niekiedy wszystkie pokoje są otwarte i bezpośrednio dostępne, co jest charakterystyczne dla tzw. stylu „open office”, popularnego choćby w Holandii i Szwecji. Brak drzwi czy ścian działowych zapewnia swoisty brak barier pomiędzy pracownikami i swobodny przepływ informacji w zespole. Pracownicy skarżą się jednak, że często ktoś przechodzący za ich plecami przerywa im w wykonywaniu powierzonego zadania.
Ciekawym aspektem jest również dostęp do udogodnień biurowych. Liczy się tu nie tylko wygoda korzystania z drukarki, kopiarki czy faksu. Ważnym aspektem jest choćby miejsce zainstalowania ekspresu do kawy. Niekiedy stoi on na korytarzu i każdy w firmie ma do niego swobodny dostęp. Zdarzają się jednak przypadki, gdy ekspres znajduje się w pokoju osób zarządzających firmą. Jeśli wszyscy mogą korzystać z podobnych udogodnień, to znak, że przedsiębiorstwo opiera się na zasadach równości i wzajemnego szacunku.
Organizacja biura może zależeć od organizacji i podziału pracy w firmie. Jednak każdy najmniejszy element może utrudniać lub ułatwiać komunikację w biurze. Niektóre biura w sposób szczególny zachęcają do nieformalnych kontaktów, np. przy stoliku z kawą, niektóre zaś wręcz przeciwnie. Bywają pomieszczenia oddzielone szklaną szybą, zza której wszystko jest dla wszystkich widoczne, inne zaś są bardziej dyskretne i oddzielają życie biurowe poszczególnych podzespołów grubymi ścianami. Nie ma modelu idealnego. Każde przedsiębiorstwo powinno dostosować wygląd biura do własnych potrzeb i kultury organizacyjnej.
