Sala konferencyjna jest niezwykle ważnym miejscem w firmie. Podczas znaczących obrad gromadzą się w niej pracownicy, kontrahenci oraz inwestorzy. Istotny jest jej odpowiedni wystrój, ale kluczowe znaczenie odgrywa również sam przebieg spotkania. O jakich elementach zaleca się pamiętać podczas organizacji konferencji?
Przede wszystkim w obiekcie musi panować odpowiednia temperatura, co sprzyja rozmowom, negocjacjom i podejmowaniu istotnych dla firmy decyzji. Bezapelacyjnie należy przestrzegać tego wymogu. Przebywanie przez kilka godzin w pomieszczeniu, często bez możliwości otwierania okien, może być bardzo męczące, dlatego wskazane jest zainstalowanie klimatyzacji. Obieg ciepłego lub zimnego powietrza, w zależności od pory roku, jest niezbędny.
Przerwa podczas konferencji
Narady, w których biorą udział zagraniczni partnerzy, prowadząc problematyczne rozmowy, mogą trwać czasem nawet cały dzień. W związku z tym nie można zapomnieć o przerwach. Zazwyczaj, co 2 godziny spotkania, organizuje się 20 minut odpoczynku. ”Rozprostowanie kości”, zmiana tematu konwersacji, czy też wypicie kawy, jest niezwykle istotne i potrzebne organizmowi.
W trakcie biznesowych narad ważne jest także zapewnienie jej uczestnikom przekąsek oraz napojów. Podczas przerw powinni mieć oni możliwość napicia się kawy lub herbaty, dlatego trzeba pomyśleć o prawidłowym wyposażeniu bufetu lub stworzeniu specjalnie wydzielonego miejsca, gdzie w reprezentatywny sposób zostaną one im podane. W zależności od czasu trwania konferencji, trzeba zapewnić także posiłek lub różnego typu przystawki, którymi zebrani będą mogli się poczęstować. Podczas zebrań, w których przewidziane jest tylko 1 okienko, oprócz napojów, popularne jest także podawanie croissantów. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo organizujące konferencję, nie jest w stanie samodzielnie zająć się tym zadaniem, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm cateringowych, które oprócz potraw, przewidują także możliwość wypożyczania naczyń.
Tablica do notowania
Ostatnią kwestią jest zadbanie o wyposażenie audiowizualne sali. Do obowiązkowych elementów należą: komputer, rzutnik multimedialny, mikrofon bezprzewodowy oraz dostęp do Internetu. Odpowiednie nagłośnienie oraz oświetlenie – to także bardzo ważne aspekty. Fundamentalne znaczenie mają też rolety w oknach, szczególnie podczas wyświetlania prezentacji multimedialnych, doceniana jest ich obecność. W pomieszczeniu, w którym odbywają się tak istotne zebrania, powinna znaleźć się również tablica do notowania – suchościeralna lub flipchart. Zapisanie pomysłów lub narysowanie mapy myśli znacznie ułatwia przebieg burzy mózgów.
Poza kwestiami związanymi z organizacją konferencji, nie można zapomnieć o odpowiednim umeblowaniu pomieszczenia, o którym można przeczytać w tym artykule. Dostosowanie się do wyżej wymienionych zasad i prawidłowe wyposażenie sali da gwarancję, że spotkanie biznesowe przebiegnie w miłej atmosferze i tym samym uczestnicy biorący w nim udział, będą je mile wspominać.
