Jak odnaleźć się w gąszczu codziennych obowiązków? Jak znaleźć wystarczająco dużo czasu, aby uporać się ze wszystkimi zadaniami w terminie? Kluczem do sukcesu będzie odpowiednie planowanie, dzięki któremu jesteśmy znacznie bardziej efektywni w działaniu. W tym celu warto skorzystać z dobrodziejstw nowoczesnej technologii i zacząć korzystać z praktycznej aplikacji – tradycyjny kalendarz to już przeszłość!
Dlaczego warto zarządzać czasem?
Umiejętność planowania swoich głównych działań oraz zdolność ustalania priorytetów to cechy, na które zwracają uwagę pracodawcy. Poszukują oni pracowników skutecznych, produktywnych i doskonale zorganizowanych. Umiejętne gospodarowanie dniem niesie ze sobą szereg korzyści – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Do najważniejszych z nich zaliczamy:
- mniejszy poziom stresu,
- satysfakcję z wykonywanych zadań,
- więcej czasu na relaks i odprężenie,
- zdolność do kreatywnego myślenia,
- lepsze samopoczucie psychiczne,
- zwiększoną efektywność w działaniu,
- możliwość wykonania większej ilości czynności w ciągu doby,
- wywiązywanie się z wyznaczonych terminów.
Popularne pożeracze czasu – ogranicz je
Często zdarza się, że podczas przebiegu dnia wiele razy ulegamy różnego rodzaju rozkojarzeniom i tracimy cenne minuty na bezproduktywne działania. Należą do nich przede wszystkim:
- przeglądanie stron internetowych i portali społecznościowych,
- brak sprecyzowanych celów,
- niedoprowadzanie rozpoczętych zadań do końca,
- nieumiejętność koncentracji,
- podejmowanie się kilku czynności jednocześnie,
- długie rozmowy telefoniczne.
Niekorzystnie działa na nas również bałagan na biurku, nieuporządkowane dokumenty czy zbyt duża ilość plików na dysku komputera. W takich warunkach zdecydowanie trudniej jest się skupić na pracy. Kiedy ograniczymy tzw. pożeracze czasu, zauważymy, że jesteśmy znacznie bardziej zorganizowani.
uporządkowane biuro
Pomocne aplikacje do zarządzania czasem
Kiedy ograniczymy już zbędne rozpraszacze, warto wspomóc się nowoczesnymi rozwiązaniami i skorzystać z dostępnych aplikacji. Są one niezastąpione w zarządzaniu zasobami ludzkimi i pomagają właściwie zorganizować czas spędzony w firmie, czy w domu. Oto kilka naszych rekomendacji:
- Google Calendar
Kalendarz od Google przechowuje zapisane dane w chmurze, dzięki czemu możemy z nich korzystać z dowolnego komputera w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Dlaczego warto zdecydować się właśnie na tę aplikację? Pozwala ona na tworzenie nieograniczonej liczby kalendarzy przypisanych do charakteru zadań bądź miejsca. Rodzaje kalendarzy dla ułatwienia oznaczono kolorami. Istotną zaletą kalendarza jest możliwość współdzielenia zadań, co przyda się w środowisku pracy. Google Calendar ma również wbudowany system powiadomień o wpisanych zadaniach i przypomina o obowiązkach przez e-mail lub SMS. Aplikacja jest całkowicie bezpłatna.
- Asana
Osoby potrzebujące narzędzia do organizowania czasu i pracy w dużym zespole powinny zainteresować się aplikacją Asana. Pozwala ona bowiem na planowanie projektów, przypisywanie konkretnych zadań i ustalanie terminów. Podziału obowiązków dokonuje się w łatwy, intuicyjny sposób. Poza tym dostęp do danego projektu mogą otrzymać obserwatorzy, czyli jednostki niebędące bezpośrednio zaangażowane w przypisane zadania. Narzędzie można zsynchronizować z Kalendarzem Google.
- Evernote
To rodzaj pojemnego, elektronicznego notatnika. Umożliwia tworzenie różnego rodzaju zapisków oraz przechowywanie plików, np. zdjęć, wizytówek czy paragonów. Aplikacja pozwala również na wklejenie do notatnika całej strony internetowej z wybranym artykułem lub jego fragmentem. Bezpłatna wersja została ograniczona możliwością przechowywania plików o maksymalnym rozmiarze 60 MB.
- Any.do
Any.do to narzędzie zaprojektowane do tworzenia chronologicznej listy zadań. Pozwala na umieszczanie ich w folderach i na przypisywanie dat. Aplikacja z pewnością przyda się nie tylko w pracy, ale również w życiu osobistym. Jej niewątpliwymi zaletami są: brak jakichkolwiek opłat, brak zbędnych etykiet i prosta, intuicyjna obsługa.
- Trello
Kolejna darmowa aplikacja, która umożliwia organizację czasu. Nie jest to typowy kalendarz, a raczej miejsce do przechowywania różnego rodzaju notatek i informacji z opcją udostępniania ich innym użytkownikom. Do jej atutów zalicza się opcję tworzenia przejrzystych tablic, list oraz kart. Użytkownicy cenią Trello za wysoką estetykę, możliwość archiwizowania wykonanych zadań oraz za opcję swobodnego przenoszenia list.
fotel ElliePro
Korzystanie z aplikacji zarządzania czasem – dlaczego tak?
Zainstalowanie narzędzia do organizacji codziennych zadań pomoże nam szybciej uporać się z wyznaczonymi obowiązkami i zyskać więcej czasu dla siebie. Należy jednak zdecydować się na jedną lub dwie tego typu aplikacje. Stosowanie większej ilości organizatorów czasu może przynieść odwrotny skutek i wprowadzić chaos do planowania. Poza tym, aby wybrane narzędzie było pomocne, trzeba wyrobić w sobie nawyk regularnego korzystania z dostępnych opcji. W przeciwnym razie stanie się ono kolejnym rozpraszaczem. Najlepiej początkowo przetestować kilka rozwiązań i wybrać najlepsze dla siebie oraz swojego stylu pracy.
