Niektórzy uważają, że praca w biurze to prawdziwy raj – wygodny fotel przed biurkiem, ciche klikanie komputerowych myszy oraz szmer podpisywanych dokumentów. Nie wszystko jednak wygląda tak różowo – napięte terminy czy zagubione faktury potrafią być przyczyną poważnego stresu, a nawał obowiązków często prowadzi do powstawania narastającego chaosu. Na szczęście jest kilka sposobów, które pozwalają nieco poprawić komfort pracy w biurze i ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków.
Czyste biurko to podstawa!
Biurko to centrum, w którym skupia się cała praca – zorganizowanie sobie czystej i przejrzystej przestrzeni jest zatem absolutnym priorytetem. Równie ważne jest też odpowiednie ułożenie niezbędnych przedmiotów i akcesoriów. Szczegóły bardzo często są najważniejsze i to one pozwalają oszczędzić zarówno czas, jak i poprawić ergonomie pracy, która jest niezwykle ważna dla jej wydajności. Przełożenie telefonu czy często używanego notatnika na stronę dominującej ręki to drobiazg, ale w ciągu dnia pozwoli znacznie bardziej komfortowo korzystać z najpotrzebniejszego wyposażenia. Zdecydowanie warto też ograniczyć ilość prywatnych przedmiotów – pojedyncza ramka ze zdjęciem rodzinnym to miły, osobisty akcent, ale morze niepotrzebnych pamiątek czy kolekcja kubków z zabawnymi napisami to zdecydowanie przesada. Czyste i uporządkowane biurko pomoże ograniczyć chaos i pozwoli szybko oraz sprawnie wykonywać powierzone zadania. Estetyka jest szczególnie ważna w miejscach, gdzie pojawiają się klienci lub petenci – zachowanie czystej przestrzeni w takim wypadku wpłynie także na dobry wizerunek firmy.
Przeczytaj także: Polityka czystego biurka w biurze
Przydatne aplikacje ułatwiają życie
W dzisiejszych czasach życie przyspiesza – na głowie mamy coraz więcej obowiązków i spraw do zapamiętania. Na szczęście w XXI wieku można pomóc sobie z pomocą nowoczesnego oprogramowania. Zainstalowane na smartfonie aplikacje to czasami ogromna pomoc w biurowej pracy. Zwykły, elektroniczny terminarz w telefonie to ogromne ułatwienie – jego przewaga nad kalendarzem zainstalowanym w biurowym komputerze jest taka, że zawsze mamy go przy sobie i możemy sprawdzić ważne terminy także w domu lub w trakcie podróży do pracy. To pozwoli przygotować się na kolejny dzień pracy i na spokojnie zorganizować sobie plan działania. Specjalne aplikacje pozwalają również bezpiecznie gromadzić hasła logowania do programów i systemów – w firmach, gdzie często wymaga się zmian haseł lub tam, gdzie konieczne jest odwiedzanie wielu serwisów jest to szczególnie przydatna opcja. Samodzielne znalezienie zapomnianego hasła przyspieszy pracę – bez konieczności resetowania konta lub oczekiwania na reakcję działu IT.
Wygoda = Efektywność
Na twardym krześle trudno jest wysiedzieć nawet kilka minut, a przecież w biurze spędza się jedną trzecią doby. Ergonomiczny fotel jest bardzo ważny w pracy – jakby nie patrzeć – siedzącej. Wygodne meble do biura trudno zorganizować we własnym zakresie, o ile nie jest się właścicielem firmy – można o tym jednak porozmawiać z kierownictwem. Bardzo często efektywność i wydajność pracy nie jest wynikiem braku zaangażowania czy niskimi kompetencjami pracowników, ale brakiem komfortu – niewygodna pozycja i zmęczone mięśnie bardzo szybko dają o sobie znać, zmniejszając koncentrację i ograniczając zapał do pracy. Zmiana foteli może zmienić bardzo wiele i warto poruszyć ten temat na spotkaniu z szefem.
Fotele-biurowe-VANK-V6
Może Cię zainteresować: Biurko w pracy – czego nie wypada na nim umieszczać?
Kopia zapasowa najlepszym przyjacielem w biurze
Stracony dokument czy niezapisane dane to czasami konieczność rozpoczynania wielogodzinnej pracy od nowa. Wykonywanie kopii zapasowych to rzecz, która wciąż jest przez wielu pracowników bagatelizowana. Powielanie danych bywa czasochłonne i w większości przypadków jest to czynność odkładana na później. Warto wyrobić sobie jednak nawyk klikania ikonki „save” przy tworzeniu dużych plików i regularnego kopiowania ważnych danych na inny nośnik. Całe zadanie można sobie ułatwić korzystając z dysków wirtualnych – przechowywanie danych w chmurze ma tą dodatkową zaletę, że pozwala przejrzeć swoje pliki mobilnie lub dokończyć pracę w domu.
Biologia w służbie wydajności
Człowiek nie jest robotem i niezależnie od najszczerszych chęci, musi pogodzić się z tym, że rządzi nim biologia. Wydajność w pracy zależna jest nie tylko od przestrzeni roboczej i dostępnych narzędzi, ale także od fizjologii. Każdy człowiek posiada pewien rytm dobowy, w którym cyklicznie odnotowuje się wzrosty i spadki koncentracji. Przyjmuje się, że najwyższa wydajność przypada na czas pomiędzy 10 i 11 rano oraz 14 i 18 popołudniu. Oczywiście ludzie się różnią i te dane mogą różnić się w zależności od indywidualnego rytmu dnia. Warto go poznać i w miarę możliwości dostosowywać harmonogram pracy do własnej fizjologii. Jeżeli uda się zaplanować wymagające zadania na godziny wzrostu wydajności, a na mniej ważne przeznaczyć na resztę czasu pracy to mamy pewność, że wykorzystamy swoje możliwości w najlepszy dostępny sposób. Pamiętać trzeba też o przerwach – oderwanie się na kilka minut od monitora czy sterty papierów pozwala zregenerować siły i poprawić koncentrację.
Porządek, znajomość swojego rytmu dnia, dobra organizacja pracy i korzystanie z przydatnych rozwiązań to kilka sposobów na ułatwienie sobie pracy i poprawienie produktywności. To przekłada się bezpośrednio na mniejszy stres i znacznie większą przyjemność z wykonywanych obowiązków – a to wpływa na komfort całego życia. Warto spróbować zmienić te kilka szczegółów i cieszyć się spokojną, wygodną pracą za biurkiem.
Zobacz też: Filozofia mindfulness – co to takiego?
